Op 28 februari kwam docente dr. Jelena Dobbels met studenten van het vak Archiefpraktijken op bezoek bij CAVA. Op vraag van Jelena lag de focus tijdens dit gastcollege op de functie “Herkennen en verzamelen”. De studenten hadden de theorie rond die materie al gezien en konden nu kennis maken met de praktijk.
Dagelijkse werking en rondleiding
In een eerste luik bespraken we met hen ons collectieplan en gaven hen aan de hand van praktijkvoorbeelden rond het acquisitiebeleid, het waarderingskader en de door ons gebruikte beheerstools, inzicht in de dagelijkse werking van een archiefinstelling. De groep kreeg ook een rondleiding in het depot.
Grijze literatuur
In het tweede luik van het gastcollege kregen de studenten uitleg over de praktijkoefening rond grijze literatuur die ze bij CAVA zullen uitvoeren. We schetsten eerst kort wat grijze literatuur is: een vakgebied binnen de bibliotheek-en informatiewetenschap dat zich bezighoudt met allerlei soorten documenten die wel beschermd zijn door intellectuele eigendomsrechten, maar niet gecontroleerd worden door commerciële uitgevers. Het gaat met andere woorden om publicaties die uitgegeven worden door instanties waarvan ‘uitgeven’ niet de primaire activiteit is. Daardoor is dit soort literatuur dus ook niet gemakkelijk op te sporen via de reguliere kanalen (boekhandels, bibliotheken, etc.).
Praktijkoefening
De studenten kregen de definities van grijze literatuur mee en de redenen waarom we dit bewaren en ontsluiten. We legden ook de bestaande problematieken uit en gingen in op de verschillende verschijningsvormen van grijze literatuur (redactionele vorm) en de verschillende redenen waarom een grijs stuk gepubliceerd wordt (functionele beschrijving op basis van de verschillende functies die een universiteit uitoefent). Samen met de studenten werden een aantal stukken klassikaal besproken, waarbij telkens gekeken werd of een stuk als grijze literatuur bestempeld kon worden, of een stuk op basis van het collectieprofiel van CAVA bewaard dan wel afgestoten moest worden, welke redactionele vorm een stuk had, welke functie het stuk had bij publicatie en welke metadata het vermelden waard zijn bij het catalogeren. De komende weken zal elke student op eigen houtje voor een aantal stukken de metadata invoeren in een spreadsheet en een gemotiveerd antwoord formuleren op de bovenstaande vragen.