Collectieplan Beleidsperiode 2024-2028 - (Online versie 2022)

1. Inleiding 

Wat voor je ligt is de derde versie van het collectieplan van CAVA. De eerste versie dateerde van 2014, toen CAVA ontstond. In 2017 werd het een eerste keer herwerkt n.a.v. de aanvraag voor een werkingssubsidie voor de beleidsperiode 2019-2023. De (erfgoed)wereld staat echter niet stil. Vijf jaar later was het plan dan ook aan een update toe om het te laten aansluiten bij de ontwikkelingen en tendensen in de sector en bij het beleidsplan dat wordt opgesteld voor de beleidsperiode 2024-2028. De herwerking gebeurde door een collectief aan mensen. De eerste aanzet werd gegeven door de collectiemedewerkers, die elk vanuit hun eigen expertisevlak input leverden. Het geheel werd gefinaliseerd door de stafvergadering en de coördinator om vervolgens voorgelegd te worden aan het bestuursorgaan van het Centrum voor Vrijzinnig Humanistisch Erfgoed (CVHE). Door dat laatste orgaan te betrekken bij het opstellen van het collectieplan, kregen ook onze erfgoedgemeenschappen de kans om eraan te participeren. In het bestuursorgaan zitten immers vertegenwoordigers van zowel deMens.nu (de vrijzinnige koepelvereniging en het Nederlandstalig aanspreekpunt voor de overheid met betrekking tot de niet-confessionele levensbeschouwing) als van de Vrije Universiteit Brussel (VUB). 

We maakten bij deze herwerking gebruik van de publicatie Een collectieplan schrijven? Dat doe je zo!, in 2021 uitgegeven door de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed, de Museumvereniging en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Uiteraard gaven we wel een eigen invulling aan het geheel. Zo is de genoemde publicatie voornamelijk toegespitst op musea, en die visie kan niet één op één getransponeerd worden naar een archiefcollectie. 

Het collectieplan trekt, als aanvulling op het records continuum-beleid, de kaderlijnen voor verwerving, afstoting en herbestemming. Binnen die lijnen krijgt de collectie een sterk profiel en wordt een evenwichtige collectie gevormd. Het plan beoogt een versterking van de collectie. 

Dit collectieplan is in de eerste plaats bestemd voor de CAVA-medewerkers (in brede zin, dus ook vrijwilligers en participanten), zodat deze zich bewust zijn van het profiel van de collectie en hun handelen daarop kunnen afstemmen. Ten tweede is dit verwervings- en collectieplan een nuttig instrument voor de beleidsvoerders, aangezien het hen een zicht geeft op het profiel van de collectie en op de erfgoedwerking die zij (mede) subsidiëren. We willen hen zo motiveren om tezamen met ons de belangen van het vrijzinnig-humanistisch erfgoed te verdedigen. Tot slot is het collectieplan nuttig voor een aantal stakeholders zoals schenkers, gebruikers van de archieven en partnerinstellingen. Het plan geeft het kader aan waarbinnen wisselwerkingen met hen kunnen plaatsvinden. Schenkers kunnen bijvoorbeeld zien of hun archieven tot onze scope behoren.  

 

2. Context van het plan 

2.1. De interne organisatiecontext 

Missie 

Het Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven (CAVA) draagt samen met zijn erfgoedgemeenschappen zorg voor het culturele geheugen van het vrijzinnig humanisme en van de Vrije Universiteit Brussel. Dit geheugen bestaat uit analoge én digitale getuigenissen en uit zowel materieel als immaterieel cultureel erfgoed.   
Vanuit deze opdracht dragen we bij aan een open en betrokken samenleving. Betrouwbaarheid en een onderzoekende basishouding vormen de grondslag van al onze activiteiten. 

 

Aard van de organisatie 

Uit onze missie blijkt dat de werking van CAVA op twee pijlers gestoeld is. We herbergen en borgen immers zowel archieven, collecties en praktijken die getuigen over de vrijzinnige en humanistische levensbeschouwing als over de academische gemeenschap aan de VUB. Die twee pijlers vloeien op heel veel vlakken in mekaar over en kunnen dus onmogelijk als twee afzonderlijke, strikt gescheiden domeinen bekeken worden.  
Deze tweeledigheid stelde ons bij het opstellen van het eerste collectieplan voor een probleem.  De subsidiegever vraagt terecht dat de vrijzinnige archiefwerking duidelijk wordt gescheiden van de VUB-archiefwerking. Het culturele erfgoed van de VUB als vrijzinnige universiteit valt wel binnen de pijler ‘vrijzinnige en humanistische levensbeschouwing’, maar het kan geenszins de bedoeling zijn dat subsidiegeld gebruikt wordt voor het administratieve archiefbeheer. In de voorbije beleidsperiode is evenwel voldoende aangetoond dat CAVA de administratieve scheiding van middelen correct en transparant heeft opgevolgd en dit in de toekomst zal blijven doen, zoals ook blijkt uit de verdere analyse van de collectie in het voorliggende plan.  
Door het uitklaren van deze administratieve situatie kunnen we in de nieuwe beleidsperiode meer nadruk leggen op de inhoudelijke samenhang tussen beide administratieve delen. We zoeken daarbij naar de dossiers, objecten en verhalen die het vrijzinnig humanisme en de VUB verbinden en die laten zien hoe beide deel uitmaken van een gezamenlijk ecosysteem. 
Voor de gebruiker heeft het administratieve onderscheid ook weinig betekenis, waardoor we verder blijven inzetten op het aanvullen en verbeteren van de gemeenschappelijke online catalogus. Hierin kan de gebruiker met eenzelfde zoekactie tegelijk beide collectiedelen doorzoeken op namen en woorden uit titels.  

 

Twee pijlers in de erfgoedgemeenschap 

De twee pijlers in de missie resulteren in twee pijlers binnen de erfgoedgemeenschap. Enerzijds de vrijzinnig-humanistische en anderzijds de academische van de Vrije Universiteit Brussel. Er is een grote overlap tussen beide, omdat de VUB tot de vrijzinnig-humanistische gemeenschap behoort. Beide groepen hebben een landelijk karakter. De vrijzinnigheid heeft kernen verspreid over heel Vlaanderen. Voor de VUB-gemeenschap ligt het zwaartepunt in Brussel, maar de alumni wonen en werken verspreid over heel Vlaanderen en Brussel. Ook de studenten komen uit verschillende windstreken in binnen- en buitenland, wat onder meer tot uiting komt in de diverse regionale studentenverenigingen. 

De georganiseerde vrijzinnigheid bestaat uit de deMens.nu en de lidverenigingen van deMens.nu en hun leden. Daarbij horen onder andere de Vrijzinnige Centra, het Humanistisch Verbond met de vele afdelingen verspreid over het land, ... Daarnaast zijn er ook nog ‘ongeorganiseerde’ vrijzinnigen. Zij zijn niet aangesloten bij een van deze verenigingen maar zijn wel vrijzinnig humanist. 

De erfgoedgemeenschap van de VUB is geïnteresseerd in het wetenschappelijk en universitair erfgoed. Ze bestaat uit vier geledingen: het wetenschappelijk personeel, het administratief en technisch personeel, de studenten en alumni. Ze overlapt gedeeltelijk met de vrijzinnig-humanistische erfgoedgemeenschap. Er zijn aan de VUB echter ook studenten of groepen die zich niet verbonden voelen met het vrijzinnig humanisme, maar wel met het wetenschappelijke milieu of met de universiteit. We denken hier bijvoorbeeld aan de islamitische studenten of de vereniging van Chinese studenten. 

 

Structuur van de organisatie 

CAVA wordt geleid door de coördinator. Zij wordt gecontroleerd door het bestuursorgaan van het Centrum voor Vrijzinnig Humanistisch Erfgoed (CVHE) voor de vrijzinnige erfgoedwerking en door de vicerector Onderzoek voor het documentbeheer van de VUB. Het ontstaan van deze structuur wordt hieronder uitgelegd. 

 

Historiek van de organisatie 

Het is zeker niet de bedoeling om hier een volledige geschiedenis van de organisatie neer te pennen, maar om de inhoud van dit collectieplan te begrijpen moet de lezer over een minimum aan informatie over het ontstaan van de organisatie beschikken.  

CAVA ontstond uit een samenwerkingsverband tussen het Centrum voor Vrijzinnig Humanistisch Erfgoed vzw (CVHE) en het Universiteitsarchief van de VUB; het werd in 2014 officieel geopend. 
CVHE vzw werd op 17 april 1986 opgericht als het Vrijzinnig Studie-, Archief- en Documentatiecentrum ‘Karel Cuypers’ vzw (VSAD). VSAD had als doel vrijzinnige archieven te bewaren en te valoriseren en de vrijzinnige beweging in Vlaanderen wetenschappelijk te ondersteunen. De maatschappelijke zetel bevond zich in Antwerpen, maar men beschikte ook over een leeszaal en een depot in Brussel. VSAD had echter te weinig personeel om de werking optimaal te laten verlopen, om een sterke onderzoeksrol op te nemen en om voldoende initiatieven op vlak van valorisatie uit te werken. Om deze redenen kreeg het centrum in 2011 geen kwaliteitslabel toegekend. Gelet op het grote belang van de vrijzinnige archieven voor Vlaanderen werd gezocht naar een oplossing om het personeelstekort op te vangen én een hoger kwalitatief niveau te bereiken.  
De oplossing werd gevonden in een verregaande en officiële samenwerking met het Universiteitsarchief van de VUB. Die in 1990 aan de universiteit opgerichte dienst verwierf bestaansrecht door zich te concentreren op de begeleiding van de administratie (selectie- en digital born archives-problematiek) en door de bewaring en valorisatie van de historische archieven van de academische gemeenschap. Daarnaast werd ook het wetenschappelijk erfgoed van de instelling in kaart gebracht. In 2012 kreeg de samenwerking vorm. Er werd een visietekst ontwikkeld om aan de verschillende problematieken tegemoet te komen en er werd een aantal hervormingen doorgevoerd. De maatschappelijke zetel en de collecties van VSAD verhuisden in dat jaar naar de VUB. In het najaar van 2013 moderniseerde VSAD haar doelstellingen en nam het de naam Centrum voor Vrijzinnig Humanistisch Erfgoed aan. Sindsdien zet CVHE zich via CAVA in voor het roerend en immaterieel vrijzinnig cultureel erfgoed in Vlaanderen en in Brussel en stimuleert het historisch onderzoek hiernaar en publieksgerichte activiteiten hierrond. 

CAVA is erkend als administratieve dienst van de VUB en behaalde in 2014 het kwaliteitslabel als erkend cultureel archief. Een eerste subsidie uit het cultureel-erfgoeddecreet werd toegekend in 2016 en in 2018 diende CAVA voor het eerst met succes een volledig beleidsplan in voor de periode 2019-2023. 

 

2.2. De externe omgevingscontext  

Bestuurlijke context 

De bestuurlijke context van CAVA wordt bepaald door: 

• de beleidsplannen van deMens.nu (CVHE is een lidvereniging van deMens.nu); 

• de beleidsplannen van de VUB; 

• de beleidsplannen van de Minister van Cultuur op landelijk niveau en van de VGC op regionaal niveau. 

 

Verhouding met andere instellingen 

Instellingen van de vrijzinnig-humanistische gemeenschap  

Er zijn zowel lokale, regionale als landelijke vrijzinnig-humanistische verenigingen. Om onze rol als archief en erfgoedcentrum actief te vervullen werken we samen met al deze geledingen in Brussel en Vlaanderen. Dat kan omdat we via het bestuursorgaan van CVHE structureel samenwerken met deMens.nu en met het Humanistisch Verbond (HV), die mensen afvaardigen naar het bestuursorgaan. Hierdoor heeft CAVA direct erkenning gekregen in de georganiseerde vrijzinnigheid en gingen (en gaan) heel wat deuren voor ons open. CAVA heeft uiteraard ook een plaats binnen het Brussels Overleg van Vrijzinnige Organisaties (BROVO) en medewerkers nemen geregeld deel aan andere contact- en overlegmomenten. 

 

Vrije Universiteit Brussel  

De inbedding aan de VUB zorgt ervoor dat CAVA gemakkelijker toegang heeft tot verschillende faciliteiten, opleidingen en expertises.  
Medewerkers van CAVA nemen deel aan diverse overlegplatformen (ICT-raad, Open Science Office), staan in nauw contact met de diverse afdelingen (R&D, vakgroep geschiedenis) en genieten van het interne vormingsaanbod. 
Met de studentenkringen proberen we nauwe contacten te onderhouden, onder meer via de overkoepelende kring Brussels Studentengenootschap Geen Taal Geen Vrijheid. Kringbesturen wisselen jaarlijks, waardoor het een constante inspanning vraagt om de contacten met deze doelgroep te onderhouden. 

 

Erfgoedinstellingen als natuurlijke partners 

CAVA neemt actief deel aan de vergaderingen van het Archievenoverleg (vroeger: OLAV, Overleg Landelijke Archieven Vlaanderen). Bovendien maken we deel uit van de werkgroep Herbestemming van Archiefpunt, dat collecties op de juiste bestemming wil brengen. Zowel het Archievenoverleg als de samenwerking in Archiefpunt past in onze rol als makelaar voor de vrijzinnig-humanistische archieven. Op het vlak van het wetenschappelijk erfgoed neemt CAVA deel aan het Interuniversitair Platform voor Academisch Erfgoed (VLIR) en aan de ad-hoc-VLIR-werkgroepen rond collectieregistratie en digitaal documentbeheer.  

CAVA verzamelt de archieven die getuigen van de vrijzinnig-humanistische levensbeschouwing; dit wil zeggen de archieven van de georganiseerde vrijzinnigheid en van de personen die zichzelf als vrijzinnig-humanist beschouwen. In heel wat gevallen overlapt die vrijzinnig-humanistische levensbeschouwing met een meer politiek georiënteerde visie. Politiek gezien zijn vrijzinnigen veelal liberalen en socialisten, soms ook zijn het personen geëngageerd in de Vlaamse beweging. Door die overlap is er ook een overlap in collectiescope met andere archieven zoals Amsab-ISG, Liberas of eventueel ADVN. Ook het archief van de UGent en enkele stadsarchieven hebben vrijzinnig-humanistische archiefvormers in hun collectie. Schematisch kunnen de mogelijke bewaarplaatsen van ‘vrijzinnige’ archieven dan ook als volgt voorgesteld worden: 

CAVA werkt met al deze instellingen samen om het geheel van de archieven van de vrijzinnig-humanistische levensbeschouwing naar een breder publiek te brengen. We zien deze instellingen dan ook vooral als natuurlijke partners waarmee kan samengewerkt worden. 
CAVA wil geen concurrentieslag aangaan met andere kwaliteitsvolle archiefinstellingen. Ons doel is een erfgoedforum te creëren voor de erfgoedgemeenschap van de vrijzinnigheid en voor de erfgoedgemeenschap van de VUB. Daarom willen we een makelaarsfunctie opnemen in verband met vrijzinnige archieven om zo een stimulerende rol te spelen naar verhoogd gebruik ervan. We willen de geschiedenis van het vrijzinnig humanisme en haar immateriële erfgoed in Vlaanderen voor het voetlicht brengen. We willen liever andere archiefinstellingen ervan overtuigen om niet alleen de politieke of thematische kant van sommige archieven in de verf te zetten, maar ook de vrijzinnige, levensbeschouwelijke kant.  

 

Andere erfgoedinstellingen 

We staan ook open voor samenwerkingen met erfgoedinstellingen die op het eerste gezicht geen natuurlijke partner zijn. Dit kan gaan over het herkennen van erfgoed, delen van expertise, samenwerkingen bij valorisatieacties enz.  
Onze positionering in Brussel is beperkt tot onze beide erfgoedgemeenschappen. We willen zeker geen regionale erfgoedinstelling voor het Vlaams leven in Brussel zijn. Dat is de taak van het AMVB. Wel kunnen we door samenwerking elkaar versterken. 

 

Evoluties en trends die van belang zijn voor de collectie 

• De digitale mens: het digitaal erfgoed betekent ook uitdagingen om dat als een deel van je collectie te verzamelen, te bewaren en te valoriseren voor de toekomst. We moeten dus enerzijds het digital born erfgoed duurzaam verwerven en anderzijds zelf een hogere graad van digitale maturiteit bereiken.  

• Empowerment en participatie: iedereen kan zijn mening gemakkelijk kenbaar maken en met de hele wereld delen (Twitter, Facebook, Youtube…). Deze sociale media moeten we vooral zien als een opportuniteit om meer mensen bij de collecties te betrekken. Daarnaast moeten we er ook voor zorgen dat we deze media kunnen capteren en bewaren in onze collectie. 

• Op zoek naar identiteit in een geglobaliseerde samenleving: we kunnen met onze collectie een belangrijke rol spelen bij gemeenschaps- en identiteitsvorming. In het proces van globalisering ging de variatie verloren en wereldwijd gingen culturen steeds meer op elkaar lijken. Dat betekende ook dat het voortbestaan van heel wat immaterieel erfgoed onder druk kwam te staan. In 2003 werd daarop de UNESCO-Conventie voor het borgen van immaterieel cultureel erfgoed aangenomen. Die conventie wil vanuit de zorg voor dit levende erfgoed, de culturele diversiteit en duurzame ontwikkeling in de wereld vrijwaren.  

• Elke klas erfgoedwijs: We zetten ons in om leerlingen van het lager en middelbaar onderwijs in contact te brengen met erfgoed. Naast de erfgoedklasbakken rond Erfgoeddag, waarbij onze medewerkers voor de klas staan met een interactieve les, willen we ook inzetten op andere vormen om de leerlingen te bereiken.  

• De klimaatcrisis: CAVA zet in op ecologische duurzaamheid door zelf ‘groene’ maatregelen te treffen, door activiteiten zo duurzaam mogelijk te organiseren (bereikbaarheid met het openbaar vervoer, catering…) en door te sensibiliseren rond duurzaamheidsvraagstukken, waarbij gebruik gemaakt kan worden van onze rijke collectie. 

 

3. Profiel van de huidige collectie 

CAVA is een collectiebeherende instelling die werkt rond een in de Grondwet erkende levensbeschouwing – het vrijzinnig humanisme of ook de ‘niet-confessionele levensbeschouwing’. Door de geschiedenis van CAVA is er een collectie ontstaan met twee onderscheiden maar complementaire profielen: de groep van de vrijzinnig en humanistisch georiënteerde archieven en erfgoed enerzijds en de groep van archieven en erfgoed van de academische gemeenschap van de VUB anderzijds.  
De werking van de VUB is – volgens art. 1 van haar organiek statuut – gebaseerd op het ‘vrij onderzoek’. Dit principe houdt de verwerping in van elk louter gezagsargument en impliceert een vrije oordeelsvorming. Het is ook één van de fundamentele basisprincipes van de vrijzinnig-humanistische levensbeschouwing. Juist in deze overlap ligt het fundament van CAVA als samenwerkingsverband.  

 

3.1. Kerncollectie 

Van bij het begin van CAVA werd het collectieprofiel duidelijk afgebakend. CAVA neemt in Vlaanderen en Brussel een unieke positie in wat betreft de verwerving van de archieven en erfgoed van de vrijzinnig-humanistische gemeenschap en van het academisch erfgoed van de Vrije Universiteit Brussel. Dit is ook de kerncollectie. 

Deze duidelijke afbakening voorkomt niet dat er overlappingen zijn met collectieprofielen van andere bewaarinstellingen. Aangezien een aanzienlijk aantal liberalen en socialisten ook vrijzinnig zijn en/of dezelfde doelen nastreven, overlapt ons collectieprofiel soms met dat van Liberas en van Amsab-ISG. Niettemin bestaat er een belangrijke groep van vrijzinnigen die zich expliciet niet tot een partijkleur bekennen. Zelfs wie zich wel aansluit bij een politieke partij kan zich nog altijd ook – of zelfs in de eerste plaats – vrijzinnig humanist voelen en/of noemen. Het is deze groep die de core business vormt van CAVA, inclusief vrijzinnige studenten- en alumniverenigingen van de VUB, de universiteit waarvan de ontstaansgeschiedenis en de verdere ontwikkeling nauw verbonden was en is met de zogenaamde georganiseerde vrijzinnigheid. Deze achtergrond en samenhang dienen nog verder geëxpliciteerd te worden en wereldkundig gemaakt, zodat het voor het beleid, voor eventuele schenkers en andere geïnteresseerden duidelijker wordt waar CAVA voor staat. 

 

Het erfgoed van de vrijzinnig-humanistische gemeenschap 

CAVA bewaart en borgt het erfgoed van het officiële orgaan voor de niet-confessionele gemeenschappen, deMens.nu (roepnaam voor Unie Vrijzinnige Verenigingen). Met een deel van de lidverenigingen van deMens.nu heeft CAVA (via CVHE vzw) afspraken i.v.m. het bewaren van hun erfgoed. Dit erfgoed maakt deel uit van de kern van de collectie van CAVA. Verspreid over Vlaanderen bestaan er meer dan 200 vrijzinnige instellingen: 37 bij UVV aangesloten verenigingen van de georganiseerde vrijzinnigheid, 34 huizenvandeMens (lokale dienstverleningspunten van deMens.nu), 27 Vrijzinnige Trefcentra of Ontmoetingscentra (VOC), meer dan 150 lokale afdelingen van het Humanistisch Verbond (inclusief afdelingen van de seniorenvereniging Grijze Geuzen en de Vrijzinnige Vrouwen), een aantal zelfstandige vrijzinnige instellingen (zoals de RIKZ.Z, de Raad voor Inspectie & Kwaliteitszorg niet-confessionele Zedenleer, en de ermee verbonden instellingen en werkgroepen), een aantal instellingen die zich in de periferie van de georganiseerde vrijzinnigheid bevinden, een aantal prominente en minder prominente vrijzinnig-humanisten en ten slotte ook de brede gemeenschap van overtuigde vrijzinnig-humanisten. De VUB-gemeenschap bestaat (inclusief alumni) alleen al uit 60.000 personen, terwijl het aantal overtuigde vrijzinnigen in Vlaanderen onbekend is, maar geschat moet worden op een veelvoud daarvan.  

Vrijzinnig georiënteerde instanties en persoonlijkheden vinden steeds vaker hun weg naar CAVA. Voor de georganiseerde vrijzinnigheid beschikt CAVA over een quasi monopoliepositie, hoewel het nooit valt uit te sluiten dat een individu een deel van het institutionele archief van een vzw waar hij of zij bijvoorbeeld voorzitter van was, als persoonlijk archief zou schenken aan een andere archiefbewaarplaats dan CAVA.  

Voor de verwerving van de archieven van individuele vrijzinnig humanisten is er qua collectievorming een zekere concurrentiepositie met andere instellingen mogelijk. We vinden het echter belangrijker dat al hun archieven bewaard worden. De bewaarplaats is van secundair belang. We nemen hiervoor graag onze makelaarsrol op.  

 

Het academisch erfgoed van de Vrije Universiteit Brussel  

De VUB staat in voor de werking van haar eigen archieven. CAVA gaat voor archieven uit van het records continuum-model, waardoor alle archieven van de institutionele organen van de VUB vanaf het ontstaan beheerd worden en uiteindelijk automatisch aan CAVA worden overgedragen. We passen dit ook toe op het academisch erfgoed. Dit impliceert dus een soort monopoliepositie. Deze monopoliepositie geldt minder voor de archieven van het academisch personeel. Hoewel volgens arbeidsrechtelijke principes het archief van het wetenschappelijk personeel eigendom is van de werkgever, lopen de werksfeer en de privésfeer van wetenschappelijke personeelsleden sterk dooreen. Onderzoekers schrijven een deel van hun artikels ’s avonds thuis, claimen hier persoonlijk intellectuele rechten op, worden persoonlijk als lid benoemd van de Academie en beschouwen hun wetenschappelijk werk en de daaruit voortvloeiende archieven dan ook als persoonlijk bezit. De sfeer van ongebondenheid die een onduidelijk begrip als academische vrijheid met zich meebrengt, stimuleert deze houding. Bovendien hebben veel personeelsleden naast hun academische functies ook nog politieke mandaten. Andere personen hebben hun wetenschappelijke functies maar kort uitgeoefend, of zijn halverwege hun loopbaan van universiteit veranderd. De Archiefcommissie van de VUB besloot daarom in de jaren 1990 om het academisch personeel geen verplichting op te leggen tot het overdragen van hun archieven, maar een stimuleringsbeleid te voeren. Hierdoor hangt de overdracht van deze archieven enerzijds af van de publiciteit die CAVA maakt en van haar serviceverlening naar de academische gemeenschap toe en anderzijds van welgerichte acties die CAVA (of andere archiefinstellingen zonder ons medeweten) onderneemt om een bepaalde professor ervan te overtuigen om zijn/haar archief aan een instelling te schenken.  

Uit het verleden zijn er enkele gevallen bekend van professoren, of hun nazaten, die (een deel van) hun archieven aan het AMVB, het Letterenhuis, of het Amsab-ISG gaven. Dit zijn echter uitzonderingen. In deze uitzonderlijke gevallen raakte het archief verspreid over verschillende instellingen. Overleg met de andere archiefinstellingen resulteert soms in het opnieuw samenvoegen van dergelijke archieven. Zo was het archief van prof. Flam verspreid over AMVB, het Letterenhuis en CAVA. In 2022 werd het archief van prof. Flam dat bij het AMVB bewaard werd, overgedragen aan CAVA. 

Het Universiteitsarchief heeft in het verleden zijn collectiebeleid ook heel bewust beperkt tot het universitair erfgoed. De Archiefcommissie heeft in de jaren 1990 van de vorige eeuw beslist dat het collectiebeleid zich richt op de academische gemeenschap in haar breedste betekenis, d.w.z. vanaf het ontstaan van de Vlaamse studentengemeenschap in 1856 aan de ULB, tot heden. CAVA verwerft dus geen archieven of wetenschappelijke instrumenten van instellingen of wetenschappers die niet tot die gemeenschap behoren of behoord hebben.  

De sterke verwevenheid tussen de vrijzinnige gemeenschap en de VUB komt ook tot uiting in de collectie. Het Universiteitsarchief bezat al voor de samenwerking met CVHE een aantal archieven van verenigingen die ook expliciet lid zijn van de georganiseerde vrijzinnigheid. We denken dan aan de archieven van het Brussels Studentengenootschap (BSG), van de Studiekring Vrij Onderzoek, van de Oudstudentenbond vzw, van Uitstraling Permanente Vorming vzw (roepnaam sinds 2022: Mensen & Wetenschap) en van het Universitair Centrum voor Ontwikkelingssamenwerking vzw (UCOS).  

 

3.2. Ondersteunende of flankerende collecties en algemene referentiecollecties 

Door het collectiebeleid in het verleden zijn er weinig tot geen collectievreemde bestanden. Er zijn wel een aantal ondersteunende collecties. Die bestaan uit:  

• Referentiewerken voor ondersteuning van bezoekers in de leeszaal. 

• Collectie archivistische vaktijdschriften, vakliteratuur en verhandelingen. Deze collectie is gegroeid uit de ondersteunende rol die CAVA opneemt voor de master-na-master Archivistiek: Erfgoed- en Hedendaags Documentbeheer. De collectie wordt ook gebruikt voor expertisevergroting van het eigen personeel.  

• Tijdschriften die niet direct vrijzinnig humanistisch zijn, maar wel een ondersteunende rol spelen bij de huidige collectie. Er komen bijvoorbeeld onderwerpen in aan bod die ook binnen de vrijzinnig-humanistische gemeenschap belangrijk zijn of waren. We denken dan bijvoorbeeld aan bio-ethische thema’s, sociaal-cultureel volwassenwerk, de positie van de vrouw in de samenleving… Bij de afweging om het op te nemen in onze collectie wordt er telkens nagegaan of het tijdschrift nog op andere plaatsen bijgehouden wordt of niet. 

• Archieven van alumni. 

 

4. Beschrijving van de collectie 

4.1. Geschiedenis van de collectie 

De geschiedenis van de collectie loopt parallel met de in hoofdstuk 2 geschetste geschiedenis van de organisatie. CAVA beheert de archiefcollectie van CVHE en van de VUB op basis van de in 2012 gesloten samenwerkingsovereenkomst tussen beide instellingen. De statuten van CVHE, goedgekeurd op de Algemene Vergadering van 19 november 2013, vermelden de overkoepelende beheerstaak van CAVA nog eens expliciet. In 2015 werd de overeenkomst verder uitgebreid, waarbij bepaald werd dat CVHE zijn collectie voor 99 jaar in bewaring geeft aan CAVA. CVHE kreeg in ruil hiervoor het toezicht op de erfgoedwerking van CAVA. De overeenkomst bepaalt dat de archieven beheerd door CVHE op de VUB bijeengebracht worden en dat de universiteitsarchivaris het beheer van de vrijzinnig-humanistische archieven coördineert. De VUB op haar beurt bezit al de archieven van de rechtspersoon, maar heeft het beheer gedelegeerd aan het Universiteitsarchief/CAVA, dat als dienst erkend wordt door de universitaire overheid.  
Verenigingen die wel deel uitmaken van de academische gemeenschap maar die geen deel uitmaken van de VUB als rechtspersoon hebben meestal hun archieven geschonken aan de VUB of in een enkel geval voor een beperkte periode in bewaring gegeven. 

 

4.2. Indeling en algemene beschrijving van de collectie 

Indeling naar aard van de archiefvormer 

De totale CAVA-collectie bedraagt momenteel circa 5,1 strekkende kilometer, verdeeld over 616 archiefvormers. 368 archiefvormers behoren tot de hieronder uitgelegde categorieën 1 tot en met 3 en vormen dus de vrijzinnige erfgoedcollectie. 248 archiefvormers vallen onder de categorieën 4 en 5.  
Het aantal meters is altijd een momentopname. Zowel het verstrijken van de bewaartermijn van bepaalde archieven als inventarisatie kan immers een sterke invloed uitoefenen op de omvang van een archiefbestand. Na inventarisatie is het niet ongewoon dat het aantal meter van het archief gedaald is met een derde. Dubbels worden verwijderd, de stukken worden efficiënter verpakt. Bovendien past niet elk stuk uit de collectie in een standaardformaat archiefdoos, wat de telling van het aantal meters beïnvloedt. Digitaal archief is al helemaal niet in strekkende meter uit te drukken. We geven hier toch bij wijze van indicatie het aantal meters mee. 

De categorieën 1 tot en met 3 beslaan circa 1582 meter, categorieën 4 en 5 omvatten circa 3568 meter. We moeten hier wel bij vermelden dat het bij die laatste categorie voor een groot gedeelte over semi-dynamisch archief gaat waarvan een gedeelte vernietigd kan worden na het verstrijken van de bewaartermijn. 

De CAVA-collectie kan naar de aard van de archiefvormer ingedeeld worden in vijf categorieën. De laatste drie categorieën horen tot de institutionele archieven van de VUB of zijn verwant aan de Universiteit. Het beheer ervan wordt dus door de VUB gefinancierd.  

 

Categorie 1: Vrijzinnig 

Dit zijn uitgesproken vrijzinnige-humanistische archieven, omdat de acties van deze instellingen en personen er vooral op gericht zijn de vrijzinnig-humanistische levensbeschouwing te stimuleren en uit te dragen. Het gaat om instellingen en verenigingen die met een algemene term aangeduid worden als ‘behorend tot de georganiseerde vrijzinnigheid’ en om personen die lid zijn van dergelijke verenigingen.  
Voorbeelden uit onze collectie zijn deMens.nu, het Humanistisch Verbond (HV) en haar lokale afdelingen, de Oudervereniging voor Moraal (OVM), Vrijzinnige Filmclub Socrates, Feestcomité voor het Feest van de Vrijzinnige Jeugd in Gent. 

 

Categorie 2: Getuige van de vrijzinnige en/of humanistische levensbeschouwing 

Verenigingen die in deze categorie thuishoren beschouwen zichzelf als behorend tot de vrijzinnig-humanistische levensbeschouwing of hangen dit gedachtengoed aan. Dat kan blijken uit hun naam, uit hun locatie (vb. gevestigd in een vrijzinnig ontmoetingscentrum) of uit de door hen geformuleerde doelstellingen. Voorbeelden zijn: de Organisatie Week van de Verlichting, FOS (Federatie Open Scouting, een pluralistische beweging), de Vereniging van Wereldburgers, humanistisch georiënteerde studentenkringen… 
Een aantal persoonsarchieven van bijvoorbeeld vrijzinnig humanisten die geen lid zijn van een vrijzinnige organisatie horen hier ook thuis.  

 

Categorie 3: VUB-rechtspersoon, vrijzinnig 

In deze (zeer kleine) categorie brengen we de archieven onder die tot de VUB-rechtspersoon behoren maar uitgesproken getuigen van de vrijzinnig-humanistische levensbeschouwing, zoals archieven van wetenschappelijke centra waar de vrijzinnigheid behoort tot de onderzoeksonderwerpen. Voorbeelden hier zijn de archieven van het Centrum voor de Studie van de Verlichting (en het Vrije Denken), het Centrum voor Empirische Epistemologie en het Centrum Leo Apostel (CLEA).  

 

Categorie 4: VUB-rechtspersoon, niet-vrijzinnig 

Deze archieven beschouwen we als deel van de rechtspersoon. Het is niet omdat de archiefvormers een vrijzinnig-humanistische achtergrond hebben dat alle VUB-archieven als zodanig beschouwd kunnen worden. 
Voor sommige wetenschappelijke centra is de band tussen het onderzoek en de vrijzinnigheid nauwelijks of niet aanwijsbaar. Een betonexpertise is bijvoorbeeld niet gebonden aan vrijzinnige waarden. De institutionele archieven van de VUB zijn zeer uitgebreid en hoewel ook daar het principe van Vrij Onderzoek geregeld opduikt, beschouwen we deze evenmin als vrijzinnige archieven, maar wel als institutionele, die voortvloeien uit de taken en de rechtspersoon van de VUB. In deze archieven zitten wel vaak series die van belang zijn voor het onderzoek naar de vrijzinnigheid en humanisme. We denken bijvoorbeeld aan de personeelsdossiers van het wetenschappelijk personeel, die een belangrijke bron zijn voor de geschiedenis van het vrijzinnig humanisme, of aan de projectdossiers van Research en Development, die inzicht geven in onderzoeksonderwerpen waaraan ethische kwesties kleven: in-vitrofertilisatie, euthanasie, robotica, artificiële intelligentie, democratie, maatschappelijke ongelijkheid enz. Het archief van de dienst Marketing, Communicatie en Evenementen bevat een serie dossiers waarin heel wat informatie terug te vinden is over de organisatie van vrijzinnige evenementen op en buiten de VUB.  

 

Categorie 5: Met de VUB-verbonden, maar geen getuige van vrijzinnige en/of humanistische levensbeschouwing  

We hebben ook een aantal archieven in bezit van met de VUB verbonden verenigingen of personen die zichzelf beschouwen als niet behorend tot het vrijzinnig humanisme of waarvan de archieven niet getuigen van vrijzinnig humanisme. Voorbeeld hiervan is, naast een aantal persoonsarchieven, het archief van het Interuniversitair Rechtsgenootschap. 

 

Indeling naar aard van het erfgoed  

De indeling in vijf categorieën naar aard van de archiefvormer vergemakkelijkt het inzicht in het collectieprofiel en komt de transparantie bij rapportering ten goede. Naast die indeling kan de collectie ook opgedeeld worden naar de aard van het erfgoed.  

Vooraleer we deze ‘collecties’ overlopen en per categorie archiefvormers schematisch weergeven in welke collecties zij voorkomen, moeten we eerst een woordje uitleg geven over het gebruik van de term ‘archieven’ in deze indeling.  Het is geenszins de bedoeling om de lezer van dit collectieplan met definities om de oren te slaan, maar we citeren hier wel even de door het Rijksarchief gehanteerde definitie van ‘archieven’:  

• Archieven zijn documenten die ongeacht hun drager, datum of materiële vorm, werden opgemaakt of ontvangen door een organisatie, een persoon of een groep personen bij de uitoefening van hun functie of hun activiteiten, en die minstens enige tijd bewaard moeten worden. Archief kan een papieren document zijn, een digitaal bestand, een foto, een film, een geluidsopname, enz. Archief houdt altijd verband met een activiteit van degene die het heeft opgesteld of ontvangen.  

Met uitzondering van het immaterieel erfgoed en een gedeelte van de bibliotheek horen alle hieronder beschreven ‘collecties’ dus eigenlijk thuis onder de term ‘Archieven’. Affiches en strooibiljetten werden immers gemaakt door archiefvormers om hun activiteiten in de kijker te plaatsen, tijdschriften die door verenigingen werden uitgegeven zijn opgemaakt bij de uitoefening van de functie van die vereniging, foto’s uit de fototheek werden door archiefvormers getrokken, enz.  

De indeling ‘naar aard van het erfgoed’ die hier gemaakt werd, is grotendeels ingegeven door de uiterlijke vorm. Vaak wordt vanuit het standpunt van materiële bewaring, geopteerd voor het fysiek ‘afzonderen’ van bepaalde stukken uit de archieven. Naast het verbeteren van de bewaaromstandigheden speelt ook het vergemakkelijken van de zoektocht voor de gebruiker een rol in het afzonderen van stukken. Gebruikers die op zoek zijn naar beeldmateriaal in de vorm van affiches, foto’s of flyers; hebben bijvoorbeeld meestal een bredere zoekscope dan slechts een archiefvormer. Het onderbrengen van erfgoed in deze ‘artificiële’ collecties betekent niet dat de band met het oorspronkelijke archief verbroken wordt. In de online catalogus worden linken en verwijzingen tussen de verschillende stukken en de archiefvormer gemaakt. 

 

1. Archieven 

De term ‘archieven’ moet in deze indeling dan ook grotendeels als ‘documenten die niet in een van de andere collecties ondergebracht werden’ gelezen worden en dus veel enger geïnterpreteerd worden dan de definitie ervan. Uiteraard gaat het hier zowel om analoge als om digitale bestanden. 

 

2. Publicaties  

Bij de publicaties gaan we uit van de ruime Wikipediadefinitie waarin een publicatie omschreven wordt als ‘een tekst, afbeelding of zelfs een beeld- of geluidsdrager dat of die vermenigvuldigd wordt met het doel deze onder de publieke aandacht te brengen’. Naast de hieronder opgesomde deelcollecties bevat deze collectie ook nog grijze literatuur zoals jaarverslagen, rapporten...   

 

2.1 Bibliotheekcollectie 

CAVA beschikt over een (hand)bibliotheek (in de leeszaal). Een deel van de collectie staat in het depot maar alle titels zijn opzoekbaar via de catalogus. De bibliotheekcollectie bestaat uit algemene naslagwerken, boeken over vrijzinnige thema’s, over de geschiedenis van de georganiseerde vrijzinnigheid, over de geschiedenis van de VUB... Ook de syllabi van cursussen aan de VUB of haar rechtsvoorganger, codexen van cantussen en partituren van studentenliederen maken deel uit van deze collectie. 

 

2.2 Tijdschriftencollectie 

De tijdschriftcollectie kan ingedeeld worden in een kerncollectie en een ondersteunende collectie. In de kerncollectie zitten o.a. tijdschriften van de centrale en lokale vrijzinnig humanistische organen, van studentenkringen, van diensten van de VUB, van verenigingen die met de VUB verbonden zijn... We trachten van elke serie een master-, schaduw- en tentoonstellingsexemplaar bij te houden. Een groot deel van deze tijdschriften werd gedigitaliseerd; de scans zullen binnenkort online raadpleegbaar zijn.  
De tijdschriften van de centrale organen zijn relatief volledig. Die van de lokale verenigingen zijn veel minder volledig, maar zijn ook onregelmatig verschenen.  

De ondersteunende collectie bevat: 

• Tijdschriften waarvan de onderwerpen aansluiten bij vrijzinnig humanistische thema’s zoals bv bio-ethische onderwerpen.  

• Tijdschriften van buitenlandse vrijzinnig humanistische verenigingen  

• Archivistisch-wetenschappelijke tijdschriften 

 

2.3 Collectie affiches 

CAVA heeft affiches van vrijzinnige en humanistische organisaties en van activiteiten georganiseerd aan de VUB. Een groot deel van deze affiches werd gedigitaliseerd. De affiches werden beschreven via het citizen science-platform ‘DoeDat’ van de Plantentuin in Meise. De volgende beleidsperiode werken we aan het voor het publiek toegankelijk maken van deze gedigitaliseerde collectie. 

  

2.4 Collectie flyers en folders 

De collectie flyers en folders (een folder heeft één of meerdere vouwen, een flyer is een geheel zonder vouwen) bevat o.a. flyers van studentenkringen om reclame te maken voor de volgende fuif, folders die oproepen tot een betoging, flyers voor de programmatie van activiteiten van vrijzinnige verenigingen, enz.  

 

2.5 Collectie stickers 

Stickers zijn een specifiek medium dat voor verschillende doeleinden wordt ingezet (promotiemateriaal/gadget, communicatie, activisme, kunst/expressie). We hebben zowel stickers van vrijzinnig humanistische verenigingen (vb. fakkels in verschillende varianten) als van de VUB-gemeenschap (vb. het VUB-logo). 

 

2.6 Collectie audiovisueel materiaal 

De collectie audiovisueel materiaal bestaat uit diverse dragers. Inhoudelijk komen zowel vrijzinnig-humanistische, VUB-gerelateerde als studentikoze onderwerpen aan bod. We bewaren bijvoorbeeld de omvangrijke serie met televisie-uitzendingen van Het Vrije Woord Lichtpunt.  

 

2.7 Collectie websites en social media 

Het archiveren van websites en social media dringt zich al enige tijd op aan archiefbewaarinstellingen. Het zijn belangrijke communicatiekanalen en wanneer die niet bewaard worden, kan heel wat informatie verloren gaan. We zijn al een paar jaar bezig met het archiveren van websites. De websites van een aantal van onze archiefvormers werden reeds (meermaals) gecapteerd. 
CAVA is contentpartner bij het project ‘Best practices voor de archivering van sociale media in Vlaanderen en Brussel’. Samen met de andere partners werden verschillende soorten software uitgetest. Zo werd met toestemming van een aantal archiefvormers al een aantal social media-accounts gecapteerd bij wijze van test. Uit het project blijkt dat vooral de juridische kant van het verhaal nog veel uitdagingen met zich meebrengt. 
In de volgende beleidsperiode willen we verder inzetten op het archiveren van websites en social media en een beleid daarrond ontwikkelen. 

 

3. Fototheek 

Beeldmateriaal geeft ons letterlijk en figuurlijk een inkijk in het verleden. In een maatschappij die toenemend visueel ingesteld is, is de belangstelling voor dergelijke materialen vanzelfsprekend groot. CAVA beschikt over een uitgebreide collectie analoge en digitale foto’s. 
In het verleden werden analoge foto’s veelal op aanvraag gedigitaliseerd. In 2022 werd een eerste bulkdigitalisering van negatiefreeksen gedaan door een digitaliseringsfirma. In 2023 zullen we een eigen scanstudio inrichten, zodat we kunnen overgaan tot inhouse digitalisering. De gedigitaliseerde beelden worden aan de online catalogus toegevoegd, zodat onze gebruikers op afstand een selectie kunnen maken en een reproductie kunnen aanvragen (digitale dienstverlening). 

 

4. Objecten  

De collectie objecten van CAVA omvat voor het overgrote deel gebruiksvoorwerpen die hetzij specifiek voor een bepaald evenement gemaakt werden, hetzij voor dagelijks gebruik.  
De objecten worden opgedeeld in verschillende categorieën: kleding; kledingaccessoires; bureaumateriaal; keuken en consumptie; hygiëne en gezondheidszorg; sport en spel; wetenschappelijke, onderwijs- en meetinstrumenten; andere gebruiksvoorwerpen; reuzen en mascottes; decors en decoratie; beeldend werk; banners, platen & borden; souvenirs; trofeeën, medailles, badges; goodiebags; betaalbewijzen- en middelen.  

Bij de collectie objecten horen ook de St V-medailles die jaarlijks uitgegeven worden ter gelegenheid van St V. Ze beelden het thema van de stoet van dat jaar uit en staan bekend om de rijke vrijzinnig-humanistische symboliek die er door de kringen in wordt verwerkt. Het zijn gegeerde verzamelobjecten en CAVA heeft een aantal redelijk unieke exemplaren in de collectie. 

 

4.1 Deelcollectie wetenschappelijk erfgoed 

De collectie wetenschappelijk of academisch erfgoed toont de evolutie van het wetenschappelijk onderzoek en het onderwijs aan de Vrije Universiteit Brussel en de invloed daarvan op de maatschappij. Het grootste deel wordt in situ bewaard. Sedert eind 2014 beschikken we over een afzonderlijke depotruimte die werd ingericht als 'erfgoeddepot' om afwijkende formaten te bewaren. De capaciteit daarvan is echter maar beperkt waardoor we geen heel grote formaten kunnen opnemen. CAVA maakt deel uit van het Interuniversitair Platform voor Academisch Erfgoed. 

 

4.2. Deelcollectie prentenkabinet/kunstobjecten 

CAVA bewaart verschillende soorten grafisch materiaal: tekeningen, schilderijen, etsen... 

Tekeningen hadden soms een functie in het ontstaansproces van ander werk, zoals een affiche, of een illustratie in een krant of boek. Sommige zijn kunstwerken op zichzelf.  

Er zijn een aantal kunstenaars-/tekenaarsarchieven terug te vinden in onze collectie bv. GAL, Dirk Volckaerts, Alan Jockmans.  

 

5. Mondelinge bronnen 

Deze collectie bestaat uit audio- en videobestanden die door CAVA zelf of door partners gemaakt werden in het kader van oral history-projecten. Het betreft veelal interviews, groepsgesprekken en debatten. 

 

6. Immaterieel Cultureel Erfgoed 

We hechten belang aan het opnemen van de functies voor het immaterieel erfgoed van de erfgoedgemeenschappen in heel Vlaanderen en Brussel. Onder Immaterieel Cultureel Erfgoed verstaan we o.a. actuele gewoontes, gebruiken, kennis en praktijken (in de zin van de UNESCO-conventie van 2003). CAVA ziet veel levende praktijken bij zijn erfgoedgemeenschappen. Vaak, maar niet altijd, is er ook een link met de collectie.  

Er kan bijvoorbeeld gedacht worden aan praktijken binnen de vrijzinnig humanistische gemeenschap, zoals vrijzinnig humanistische rituelen en plechtigheden bij verschillende levensfasen, het Festival van de Zeegeus (Bredene), de Plechtige Zeelieden Herdenking (Oostende), het joelfeest/de winterzonnewende, de Internationale dag van het humanisme/het midzomerfeest, de Vlaamse debatwedstrijd, fakkeltochten enz.  

Ook binnen de gemeenschap van studenten bestaan specifieke praktijken zoals St V, dopen, ontgroeningen, cantussen en het zingen van studentenliederen en het Vrijzinnig Zangfeest. 

Verder kan er ook gedacht worden aan het immaterieel erfgoed van de VUB zelf, zoals de Academische opening en proclamaties. 

Tot slot zijn er ook vrijzinnige of VUB-gerelateerde praktijken die aanleunen bij ‘grotere’ praktijken, zoals de Belgische biercultuur (vrijzinnig en VUB-bier en studentenkring BierKultuur) of de reuzencultuur (vrijzinnige reus Maurice Dequeecker, de reus van Westland) of praktijken waar vrijzinnigen veel waarde aan hechten (vb. Pride). 

Schematisch overzicht van de deelcollecties per ‘categorie naar aard van de archiefvormer’ 

Aard van het erfgoed	Aard van de archiefvormer
	1.  Vrijzinnig	2.  Getuige van de vrijzinnige en/of humanistische levens-beschouwing	3.  VUB-rechtspersoon, vrijzinnig	4.  VUB-rechtspersoon, niet-vrijzinnig*	5.  Met VUB verbonden, niet-vrijzinnig
1. Archieven	x	x	x	x	x
2. Publicaties
2.1 Bibliotheek	x	x	x	x	x
2.2 Tijdschriften	x	x	x	x
2.3 Affiches	x	x		x
2.4 Flyers	x	x		x
2.5 Stickers	x	x		x
2.6 Audiovisueel materiaal	x	x		x
2.7 Websites en social media	x	x		x
3. Fototheek	x	x		x
4. Objecten	x	x		x	x
4.1 Wetenschappelijk erfgoed				x
4.2 Prentenkabinet/kunstobjecten	x	x		x
5. Mondelinge bronnen	x	x		x
6. Immaterieel Cultureel Erfgoed (gekende praktijken)	x	x	x	x

* Deze categorie bevat ook semi-dynamisch archief dat op termijn vernietigd kan worden. 

 

Bijkomende gegevens over de collectie 

De tabel beschrijft per deelcollectie het beschrijvingsniveau en de beschrijvingsgraad, de conditie en de bewaaromstandigheden. 

Deelcollectie	Zeldzaam/uniek	Onmisbaar  1= waarde voor collectief geheugen  2= schakelfunctie (relevante schakel in een ontwikkeling/ evolutie)  3= hoge ijkwaarde  4= artistieke waarde	Geografische reikwijdte	Beschrijvingsniveau en -graad  V = volledig  G = gedeeltelijk  N = niet	Conditie  (in welke staat zijn de stukken)  optimaal  goed  voldoende  wisselend  slecht
Archieven
Vrijzinnig	Ja	1, 2, 3, soms 4	landelijk	bestandsniveau V  reeksniveau G  dossierniveau G  stukniveau G	goed
Getuige van de vrijzinnige en/of humanistische levensbeschouwing	Ja	1, 2, soms 3	landelijk	bestandsniveau V  reeksniveau G  dossierniveau G  stukniveau G	voldoende
VUB-rechtspersoon, vrijzinnig	Ja	1, 2	regionaal	bestandsniveau V  reeksniveau G  dossierniveau G  stukniveau G	goed
VUB-rechtspersoon, niet-vrijzinnig	Ja	1	regionaal	bestandsniveau V  reeksniveau G  dossierniveau G  stukniveau G	goed
Met de VUB-verbonden, niet vrijzinnig	Ja	1	landelijk	bestandsniveau V  reeksniveau G  dossierniveau G  stukniveau G	goed
Deelcollectie	Zeldzaam/uniek	Onmisbaar  1= waarde voor collectief geheugen  2= schakelfunctie (relevante schakel in een ontwikkeling/ evolutie)  3= hoge ijkwaarde  4= artistieke waarde	Geografische reikwijdte	Beschrijvingsniveau en graad  V = volledig  G = gedeeltelijk  N = niet	Conditie  (in welke staat zijn de stukken)  optimaal  goed  voldoende  wisselend  slecht
2. Publicaties	Nee	1	landelijk	Stukniveau G	Goed
2.1 Bibliotheek	Nee	3	landelijk, internationaal	Stukniveau V	Goed
2.2 Tijdschriften	Ja	1, 2, soms 3	landelijk,  internationaal	Stukniveau V	Goed
2.3 Affiches	Ja	1, soms 4	landelijk	Stukniveau V	Wisselend
2.4 Flyers	Ja	1, 2, 3	landelijk	Stukniveau V	Goed
2.5 Stickers	Ja	1, soms 3	landelijk	Stukniveau V	Goed
2.6 Audiovisueel materiaal	Ja	1, soms 3	landelijk	Stukniveau V	Wisselend
2.7 Websites en social media	Ja	1, soms 2 en 3	landelijk	Stukniveau V	Goed
3. Fototheek	Ja	1, 2	landelijk	Stukniveau G	wisselend
4. Objecten	Ja	1, 2, 3, soms 4	landelijk	Stukniveau V	goed
4.1 Wetenschappelijk erfgoed	Ja	1, soms 2, 3 of 4	regionaal	Stukniveau G	wisselend
4.2 Prentenkabinet / kunstobjecten	Ja	1, 3, 4	landelijk	Reeksniveau V  Stukniveau G	goed
5. Mondelinge bronnen	Ja	1, soms 2 of 3	landelijk	Stukniveau V	goed
6. Immaterieel Cultureel Erfgoed	NVT	NVT	landelijk	Praktijkniveau G	NVT

 

 

5. Collectiewaardering 

CAVA ziet waardering als een belangrijk onderdeel van veel deelaspecten van de werking, denken we maar aan verwerving, ontsluiting, behoud en beheer, beslissingen in verband met digitalisering, enz. Het concreetst zijn de methodieken ‘waardering voor herkennen en verzamelen’ en ‘waardering voor behoud’. 
In de tabel in het vorige hoofdstuk wordt er een waardering per collectie vermeld (Zeldzaam/uniek en Onmisbaar).  

 

5.1. Waardering voor herkennen en verzamelen 

Waardering gebeurt bij CAVA om drie redenen: 

• het garanderen van het behoud van historisch belangrijk erfgoed; 

• het tegengaan van overtolligheid; 

• het optimaal gebruik maken van de beschikbare plaats. 

De waardering gebeurt in ‘team’ door de schenker/overdragende instelling en twee CAVA-teamleden waarvan minstens één (universitair geschoolde) archivaris. Het tweede teamlid wordt gekozen op basis van expertise. Een nadeel van deze waarderingstraditie is dat de teamleden altijd instaan voor het inschatten van de historische, sociaal-maatschappelijke en gebruikswaarde. Onze methodologie kan en moet hier vanuit participatief oogpunt (gebruikersstandpunt) dus getest en verbeterd worden.  
Waardering via participatie is voor archieven geen evidente werkwijze. Het belang van de context van de stukken is zo groot dat een correcte waardering eigenlijk pas kan plaatsvinden na inventarisatie. Dat neemt niet weg dat we in de komende beleidsperiode willen experimenteren met participatie op het vlak van waardering. Zo denken we bijvoorbeeld aan eenvoudige vragenlijstjes die we aan de erfgoedgemeenschappen voorleggen, het opstellen van criteria in samenspraak met de erfgoedgemeenschappen, participatieve waardering bij specifieke collecties die zich daar beter toe lenen bv. collectie objecten... 

De waardering voor verwerving volgt drie verschillende methodieken, afhankelijk van het beschrijvingsniveau en van het soort erfgoed: 

 

• Algemene waardering van archieven en collecties (dus op het hoogste beschrijvingsniveau) 
  Het waarderingskader dat we hier hanteren is ontleend aan het Topstukkendecreet. De twee gebruikte parameters zijn “zeldzaamheid” en “onmisbaarheid”. De onmisbaarheid van een collectie wordt beoordeeld aan de hand van volgende eigenschappen: een bijzondere waarde voor het collectieve geheugen, een schakelfunctie, een hoge ijkwaarde of een belangrijke artistieke waarde. Deze manier van waarderen wordt gebruikt bij verwerven, maar ook wanneer er keuzes gemaakt moeten worden over wat er eerst geïnventariseerd of gedigitaliseerd wordt. Deze waardering gebeurt door een ‘waarderingsteam’ bestaande uit de archivaris en de coördinator in samenspraak met de schenker of overdragende instelling. De waardering gebeurt vóór de (eventuele) overdracht. Waardering voor verwerving geeft als resultaat het verwerven of niet-verwerven en permanent of tijdelijk bewaren. Aangezien er bij waardering voor overdracht weinig mogelijkheden zijn om het archief diepgaand te analyseren, is een waarderingsrapport op dat moment nog voorbarig. Voor erfgoedcollecties gebruiken we een checklist. 

 

• Waardering op het niveau van series, dossiers en stukken als procesgebonden informatie in archieven
  (= niveaus die lager liggen dan het ISAD(G)-bestandsniveau) 
  Via selectielijsten wordt er voor het verwerven en ontsluiten van archiefbestanden waardering op het niveau van dossiers en series uitgevoerd. Selectielijsten zijn in feite waarderingsrapporten voor archieven. Voor de VUB werd hiervoor een aantal jaar geleden een uitgebreid project uitgewerkt. De opgebouwde expertise gebruiken we nu ook voor de vrijzinnige erfgoedgemeenschap. Om al te kunnen inspelen op algemene vragen werd een selectielijst voor vzw’s opgesteld. In de volgende beleidsperiode wordt een participatief traject opgestart waarbij CAVA samen met de huizenvandeMens een selectielijst opstelt. Het waarderingsteam bestaat hier uit de archivarissen en de schenker of overdragende instelling die in overleg de selectielijsten opstellen. De lijsten worden formeel goedgekeurd door onze overheden. Ook deze waardering gebeurt vóór overdracht. Een uitzondering hierop zijn ‘noodsituaties’ waarin het archief eerst gered moet worden en er dan pas over selectie gesproken kan worden.  

 

• Waardering van deelcollecties en collectiestukken als deel van een collectie  
  Voor het wetenschappelijk erfgoed maakten we in 2015 een checklist met waarderingscriteria voor erfgoedobjecten, gebaseerd op de methodologie van Significance 2.0 en een Nederlands project. De checklist wordt zo het waarderingsrapport. Ook dit gebeurt vóór de overdracht door archivarissen in overleg met de schenker/overdrager.  
  Momenteel werken we ook aan een waarderingskader voor objecten, op basis van Op de museale weegschaal, Collectiewaardering in zes stappen van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (2013). 

 

• Waardering van Immaterieel Cultureel Erfgoed 
  CAVA gaat bij het uitoefenen van de functies voor immaterieel erfgoed uit van de waardering van de levende praktijken door de erfgoedgemeenschappen zelf. 

 

5.2. Waardering voor behoud 

Bij het opstellen van het calamiteitenplan werd ook een waardering toegekend aan de collectie, die resulteert in een prioriteitsmarkering voor evacuatie. In het depotbeheerssysteem wordt aan archiefbestanden of archiefbestanddelen een kleurcode toegekend (blanco, geel of rood).  ‘Rood’ betekent daarbij de hoogste prioriteit bij evacuatie van het depot en ‘blanco’ de laagste. Dit wordt in het depot zelf aangegeven door middel van rode en gele magneetstrips. Naast het waarderingskader uit het Topstukkendecreet (in de tabel hoofdstuk 4) dat werd toegepast, wordt er daarbij ook rekening gehouden met factoren zoals hanteerbaarheid. De affichecollectie of heel grote en zware voorwerpen vragen veel meer tijd om uit het depot te evacueren. Vanuit dat standpunt bekeken is het in sommige gevallen efficiënter om eerst kleinere voorwerpen van grote waarde te evacueren. 

 

6. Hoe bewaren we de collectie? 

6.1. Toestand van de collectie 

De toestand van de collecties verschilt naargelang de collectie. In de tabel in hoofdstuk 4 wordt de conditie per collectie weergegeven. 

 

6.2. Preventieve conservering 

De collectie van CAVA bevindt zich in verschillende depots verspreid over de campus. We hechten veel belang aan de omstandigheden in de depotruimte. Bij de bouw van het meest recente depot (depot B, genoemd naar het gebouw waarbinnen het zich bevindt) tien jaar geleden werd samen met de Technische Dienst van de VUB een analyse gemaakt van de zwakke plekken in de ruimte. Tijdens de aanpassingswerken konden daardoor preventief maatregelen ter voorkoming van calamiteiten genomen worden. Waterleidingen werden verwijderd en er werden twee afvoergoten geïnstalleerd. 

De klimaatregeling en de koelbatterij regelen de temperatuur en de luchtvochtigheid in het depot (ingesteld op 19°C (variatie van 2 graden) en 45% (variatie van 2,5%) relatieve vochtigheid). De luchtvochtigheid en de temperatuur van depot B worden voortdurend gemonitord door enerzijds de Technische Dienst (alarmfunctie in het systeem) en anderzijds door CAVA zelf met een datalogger.  

De andere depots hebben minder optimale bewaaromstandigheden. Er is meer kans op waterschade en er is geen klimaatregeling. Ze worden dan ook enkel gebruikt voor schaduwseries, archieven met een zeer korte bewaartermijn of collectiestukken die in mindere mate onderhevig zijn aan externe omgevingsfactoren. 

Maandelijks wordt per depot een checklist ingevuld met een controle van onder andere de bereikbaarheid van de blusmiddelen en de nooduitgangen. Calamiteitenboxen worden maandelijks gecontroleerd en aangevuld indien nodig. Op bestandsniveau wordt de materiële toestand en de datum van de laatste controle in het bestandenoverzicht genoteerd. Jaarlijks gaan we na welke archiefbestanden er het voorbije jaar niet werden gecontroleerd. Op basis van een steekproef voeren we dan alsnog een controle uit. Bij de bestrijding van ongedierte worden uit milieuoverwegingen geen insecticiden gebruikt. Voor kruipende insecten, zoals zilvervisjes, worden vallen geplaatst. Preventief wordt er muizengif geplaatst. Daarnaast is er ook een calamiteitenplan waar alle depots in opgenomen zijn. Onder ‘6.4. Risicomanagement en calamiteiten’ gaan we daar wat dieper op in.   

Digitalisering en preventieve conservatie moeten als geïntegreerd beschouwd worden: het digitaliseringplan is dus ook een onderdeel van preventieve conservatie. Door te digitaliseren worden de archiefstukken beschermd. Als ze digitaal bekeken worden, moeten ze niet fysiek gemanipuleerd worden. 

Op dit moment worden de diensten “serieregister” en “digitaal depot” van Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) geïmplementeerd voor het administratief archief van de VUB. Hiermee zet CAVA een volgende stap richting digitale maturiteit. De inhoudelijke beschrijving van series (metadata) en de bijhorende beheers- en selectieregels in het serieregister maken het mogelijk om digitale objecten duurzaam te bewaren en ontsluiten via het E-depot. Deze diensten van DAV vormen deels een vervanging van en deels een aanvulling op de eigen bestaande infrastructuur. Verder blijft CAVA de verschillende geledingen van de VUB ondersteunen bij het informatiebeheer d.m.v. richtlijnen, vormingen en begeleiding. Deze kennis en expertise worden eveneens omgezet in acties ter ondersteuning van het informatiebeheer van de vrijzinnige organisaties. 

 

6.3. Actieve conservering 

Archieven of voorwerpen kunnen bij overdracht in slechte materiële staat zijn. We controleren zoveel mogelijk de stukken vóór overdracht. Als de staat niet aanvaardbaar is, d.w.z. indien de stukken geïnfecteerd zijn en ze andere stukken zouden kunnen aantasten, dan nemen we de stukken niet op. Indien mogelijk maken we een vervangingskopie. Dat doen we ook wanneer verdere achteruitgang van de stukken onontkoombaar is. Afhankelijk van het materiaal gebruiken we een stofzuiger met filter of een vochtige/droge doek om ze schoon te maken.  

We gebruiken enkel zuurvrije dozen die voldoen aan de ICN 3/11-norm en die beantwoorden aan ISO 14523 en dus geschikt zijn voor bewaring op lange termijn (30 jaar). We werken aan een systematische herverpakking van de archieven die nog niet in zuurvrije dozen zitten. In april 2011 ging het overdrachtsreglement van kracht, dat stipuleert dat diensten van de VUB enkel archieven die verpakt zijn in zuurvrije dozen kunnen overdragen. Op die manier zorgen we ervoor dat de archieven van bij de bron de juiste materiële zorg krijgen. 
Bij permanent te bewaren archief gebruiken we zuurvrije etiketten en de documentvriendelijke, zuurvrije Jalemaclips. 

De fotocollectie wordt verpakt in melamine fotomapjes die voldoen aan de Photo Activity Test (PAT), volgens ISO 18916 en ISO 18902, en de Silver Tarnishing test, volgens Tappi 444.  

De voorbije jaren is er aandacht besteed aan het herverpakken van objecten. Er wordt gebruik gemaakt van zuurvrije kartonnen dozen op maat in combinatie met zuurvrij zijdepapier en/of ethafoam. De objecten die gevoeliger zijn voor schimmelvorming, zoals de labojassen van studenten, worden verpakt met tyvek. Objecten, zoals de trofeeën, worden zonder verpakking in het depot geplaatst wanneer het voorzien van een verpakking aanzienlijk meer plaats zou innemen.  

Bij het hanteren van kwetsbare stukken, foto’s, enz… dragen de medewerkers  handschoenen. Afhankelijk van het materiaal (fotoheek, objecten, documenten...) worden nitril, katoen of latex handschoenen gebruikt. 

 

6.4. Risicomanagement en calamiteiten 

Er werd een risicoanalyse gemaakt, waarbij aan ieder mogelijke calamiteit een risicoscore tussen 0 en 100 werd toegekend. Om die score te bekomen werd telkens een schatting gemaakt van de kans op een dergelijke calamiteit en van het effect dat die zou kunnen hebben op de instelling. Die beide zaken werden gequoteerd met een cijfer tot 10. Door die twee cijfers met elkaar te vermenigvuldigen berekenden we de risicoscore en kon aan elke mogelijke calamiteit een risicoklasse toegekend worden op basis van onderstaande tabel. 

Risicoklasse	Risicoscore (R)
1. risico aanvaardbaar	R ≤ 20
2. mogelijk risico	20 ≤ R ≤ 40
3. belangrijk risico	40 ≤ R ≤ 60
4. hoog risico	60 ≤ R ≤ 80
5. zeer hoog risico	R > 80

 

Na de risicoanalyse, waarbij ook aandacht werd besteed aan de ervaringen uit het verleden, blijkt de calamiteit met het hoogste risico “waterschade”. De waterschade kan op verschillende manieren veroorzaakt worden: natuurelementen, grondwater, een lekkende waterleiding, een kapotte verwarming… 
In de calamiteitenboxen zijn er plastic zeilen, dweilen, emmers... aanwezig. Alle depots worden wekelijks gecontroleerd. Aan de hand van de plaatsing van archief kunnen de risico’s verminderd worden. Op een rek in een van de minder kwalitatieve depots waarboven een buis met water loopt wordt er geen waardevol archief geplaatst, maar bijvoorbeeld de stock met lege dozen. 

Uit de risicoanalyse bleek dat het volgende grote risico diefstal/inbraak is. Dat heeft te maken met de moeilijk te beveiligen omgeving. Om de kans op inbraak te verminderen werd in depot B een alarmsysteem geplaatst dat onmiddellijk verbonden is met de bewakingsdienst op de VUB. 

Andere risico’s die grote gevolgen kunnen hebben en die in het calamiteitenplan aan bod komen zijn brand, gaslek en ongedierte. 

Na de aanslagen van 22 maart 2016 in de luchthaven van Zaventem en op de Brusselse metro werd de risicoanalyse herbekeken en werd de risicoscore in verband met terroristische dreiging/aanslag verhoogd. Er werd toen ook een alarmprocedure toegevoegd aan het calamiteitenplan. 

Als er archief geëvacueerd moet worden dan kunnen de gele en rode magneetjes in het depot waarvan sprake in ‘5.2. Waardering voor behoud’ daarbij helpen. Deze geven aan wat er prioritair geëvacueerd moet worden.  

Het calamiteitenplan wordt jaarlijks geüpdatet. Bij belangrijke wijzigingen in de loop van het jaar kan er een tussentijdse update plaatsvinden. In de depots zijn er verkorte versies van de plannen, met enkel de zaken die van toepassing zijn voor dat depot, beschikbaar. In de depots staat een calamiteitenbox. Daarmee kan er al een eerste actie ondernomen worden bij een calamiteit. 

Alle nieuwe medewerkers (incl. jobstudenten, stagiairs…) krijgen uitleg over de werking van het calamiteitenplan. Jaarlijks wordt ook een tabletopoefening georganiseerd om de aandacht te vestigen op het calamiteitenplan en om het in te oefenen.  

Volgende beleidsperiode plannen we ook mogelijke digitale calamiteiten op te nemen in het calamiteitenplan. De nadruk zal daarbij o.a. liggen op procedures over het correct gebruik van de gemeenschappelijke schijf, het in veiligheid brengen van de NAS... 

 

6.5. Verzekeringen 

De VUB heeft een brandpolis waarbij ook reddings- en opruimingskosten gedekt zijn (met een vrijstelling van 25.000 euro). Daarbij is ook onze collectie gedekt. 
Bij het transport van ons topstuk, kunstwerken... wordt er een extra verzekering afgesloten. Bij bruiklenen staat de uitlener in voor het afsluiten van een ‘van nagel tot nagel’-verzekering. 

 

7. Dienstverlening en gebruikers 

7.1. Gebruikers van de collectie 

Verschillende groepen, die al dan niet deel uitmaken van onze erfgoedgemeenschappen, maken gebruik van onze collectie: 

• Archiefvormers: individuele vrijzinnigen en humanisten, verenigingen, instellingen, studenten en VUB-diensten; 

• Onderzoekers: professioneel, student, scholier, liefhebber; 

• Leerkrachten NCZ, geschiedenis...; 

• Deelnemers aan onze activiteiten; 

• Volgers op social media; 

• Bezoekers website, incl. onze catalogus uDesk (anoniem); 

• Media (journalisten en instellingen).

 

7.2. Soorten gebruik van de collectie 

Raadpleging in de leeszaal 

Via de website kunnen potentiële onderzoekers zich oriënteren. Via uDesk kunnen er opzoekingen gebeuren in de collectie. Er is een online bibliografie van de geschiedenis van het vrijzinnig humanisme beschikbaar.  
CAVA beschikt over een leeszaal met ruime openingsuren. Er is een handbibliotheek aanwezig. Aan de start van het onderzoek is er een gesprek met de coördinator of een medewerker waarin de onderzoeker op weg geholpen wordt door onder meer een bronnenoriëntatie. Tijdens de opzoekingen biedt CAVA begeleiding. Onderzoekers die we niet zelf kunnen helpen, worden naar de juiste instelling doorverwezen. In de leeszaal is er steeds iemand aanwezig aan wie er vragen gesteld kunnen worden. 

Om mogelijke schade aan de collectie bij deze vorm van gebruik zoveel mogelijk te beperken zijn er in de leeszaal een aantal regels van kracht die vastgelegd zijn in het leeszaalreglement.  

Art. 8. uit het leeszaalreglement: Archiefstukken moeten met zorg behandeld worden. De leeszaalverantwoordelijke kan steeds aanwijzingen geven in verband met het hanteren van archiefstukken. (…) 

Daarnaast wordt er in het leeszaalreglement vermeld dat de bezoeker enkel een potlood mag gebruiken, dat eten, drinken en roken niet toegestaan is... Er zijn handschoenen aanwezig voor het hanteren van de meest kwetsbare stukken. Het Guldenboek, ons erkend topstuk, heeft extra bescherming nodig en wordt niet ter inzage gegeven. Er is een digitale versie beschikbaar.  

 

Raadpleging door medewerkers van CAVA 

De medewerkers van CAVA maken ook gebruik van de collectie. Dat kan gebeuren om diverse redenen. Als er een vraag gesteld wordt kan een medewerker het antwoord gaan opzoeken. De medewerker kan bezig zijn met een eigen onderzoek dat dan uitmondt in een publicatie of een valorisatie-actie... 
CAVA-medewerkers nemen gelijkaardige regels als de leeszaalbezoekers in acht wanneer ze de collectie raadplegen. Er wordt enkel een potlood gebruikt. Er mag geen eten of drinken in de buurt zijn. Handschoenen worden gebruikt bij fragiele stukken. De geraadpleegde stukken worden zo snel mogelijk teruggeplaatst in het depot. 

 

Digitale raadpleging en opvragingen 

Gebruikers kunnen via uDesk, onze online catalogus, kijken over welk bronnenmateriaal we beschikken. Daarnaast kan men een deel van onze archiefbestanden ook terugvinden via de databanken van Archiefpunt en ODIS. 

Een aantal collecties kunnen al deels digitaal bekeken of beluisterd worden: de mondelinge bronnen (interviews en verhalen), de foto’s en de objecten.   
Als gebruikers een of enkele stukken nodig hebben, leveren we die aan via scanning on demand. De fototheek is een veelbevraagde collectie. Hierbij worden er voor uiteenlopende doeleinden (festiviteiten, publicaties...) digitale kopieën bezorgd.  

De voorbije jaren werd er extra ingezet op het digitaliseren van onze collectie. Zo werden er tijdschriften, affiches, negatieven, audiovisueel materiaal... gedigitaliseerd. In de komende beleidsperiode worden deze bestanden beschikbaar gemaakt voor het publiek. 

 

Valorisatie-acties 

De collectie wordt veelvuldig ingezet voor valorisatie-acties. Voor tentoonstellingen, rondleidingen in het depot, lezingen en publicaties (digitaal en fysiek) maken we gebruik van visuele reproducties of stellen we objecten en archiefstukken tentoon. Tijdens wandelingen op de campus of in het centrum (erfgoedwandeling over Sint Verhaegen) tonen we foto’s van archiefmateriaal. Ook externe publicaties worden vaak geïllustreerd met foto’s of scans van stukken uit onze collectie. 

Regelmatig wordt onze collectie ingezet voor valorisatie-acties waarvan het initiatief vanuit de erfgoedgemeenschap zelf komt. Voor een jubileum van een vereniging komen er bijvoorbeeld vaak vragen naar foto’s of ander archiefmateriaal. Anderen zoeken dan weer stukken voor een tentoonstelling of beeldmateriaal voor een quiz. 

Naast de klassieke acties proberen we ook andere manieren uit om de collectie bekend te maken en om een maatschappelijke functie op te nemen. Zo proberen we doelgroepen te bereiken die anders niet met CAVA in contact zouden komen. Door onze Drink & Draw waarbij de deelnemers enkele objecten uit de collectie konden natekenen, lieten we een ander publiek kennis maken met een stukje van de collectie. Tijdens de actie waarbij lagere schoolkinderen onder begeleiding een tijdscapsule samenstelden, maakten honderden kinderen kennis met CAVA en leerden ze tegelijk de waarde en het nut van archiveren. 

We zetten in op digitale valorisatie via o.a. social media (Facebook, Instagram, LinkedIn en Goodreads). Op onze website zijn er verschillende online tentoonstellingen en spelletjes beschikbaar.  

Om materiële achteruitgang tegen te gaan is er bewust voor gekozen om bij valorisatie zoveel mogelijk met een reproductie of het tentoonstellingsexemplaar te werken. Van publicaties of objecten worden om deze reden indien mogelijk drie exemplaren (master, schaduw en een tentoonstellingsexemplaar) bijgehouden. 

 

Bruiklenen 

Archiefvormers organiseren soms tentoonstellingen naar aanleiding van een jubileum en willen dan graag hun eerder geschonken stukken uitlenen, al doen ook derden voor tentoonstellingen een beroep op de CAVA-collectie.  

CAVA beoordeelt aanvragen tot uitgaande bruikleen geval per geval. Het al dan niet uitlenen van stukken hangt af van diverse factoren:  

• gaat het om unieke stukken of beschikken we over meerdere exemplaren; 

• wat is de materiële toestand van de stukken;  

• wat is het doel van de aanvrager;  

• wordt de aanvraag gedaan door een professionele bewaarplaats met kwaliteitslabel of door een privévereniging die minder gewend is om met erfgoed om te gaan;  

• enz.  

Enkel als de bruikleennemer kan aantonen dat de bewaaromstandigheden en de veiligheid van de stukken verzekerd zijn, wordt een aanvraag goedgekeurd. De uitlener staat dan in voor het afsluiten van een ‘van nagel tot nagel’-verzekering.  

We willen zoveel mogelijk mensen in contact brengen met het door ons bewaarde erfgoed. Voor veelgevraagd tentoonstellingsmateriaal (zoals affiches, objecten en vrijzinnige tijdschriften) anticiperen we door een ‘tentoonstellingsexemplaar’ bij te houden. Zo creëren we meer uitleningsmogelijkheden en dus een potentieel groter bereik. 

Digitale bruiklenen komen vaak voor. CAVA werkt veel samen met organisaties die niet over de mogelijkheid beschikken om tentoonstellingen goed te laten bewaken. Vaak zijn de verenigingen vooral op zoek naar illustraties van hun verleden om te tonen op een evenement en dan bezorgen we hen digitaal of gedigitaliseerd beeldmateriaal. De stukken worden dan niet fysiek uitgeleend maar kunnen toch op een optimale manier getoond worden, door projectie, uitvergroting enz.  

Een specifiek type bruikleen is bruikleen in het kader van het borgen van immaterieel cultureel erfgoed (ICE). Sommige archiefvormers willen een stuk maar schenken als ze het jaarlijks mogen ontlenen om bij een stoet of een ander weerkerend event te gebruiken. Gedurende het jaar wordt het erfgoedobject door ons in optimale omstandigheden bewaard. We staan dit soort bruikleen toe omdat het belangrijk is dat de schenker het erfgoed levend houdt en dat de traditie niet ophoudt te bestaan. Als de objecten versleten raken, worden ze meestal door de vereniging vervangen en blijft het oude object permanent in bewaring. Het krijgt dan vaak een iconische waarde.  

Daarnaast gaan we soms ook over tot bruikleen ter ondersteuning van projecten van anderen. Denken we bijvoorbeeld aan digitaliseringsprojecten van privéverenigingen die hun tijdschrift online beschikbaar willen stellen. Daartoe lenen ze bij ons de bij hen ontbrekende exemplaren uit. Tot slot wordt ook voor onderzoek af en toe beroep gedaan op de mogelijkheid tot bruikleen. We denken bijvoorbeeld aan het uitlenen van een tijdschrift waarvan we over meerdere volledige series beschikken, om wetenschappelijk onderzoek te faciliteren. 

  

8. Toevoegen van waarde aan de collectie 

In de beleidsperiode 2024-2028 plannen we te werken rond specifieke thema’s: 

• Thema Het vak niet-confessionele zedenleer (NCZ) – 2024-2025 

• Thema Het Guldenboek – 2025-2026 

• Thema Vrijzinnigheid en zorg – 2026-2027 

• Thema Archievengids. Vrijzinnigheid in Vlaanderen en Brussel – 2027-2028 

Twee jaar lang zetten we zowel voor onderzoek, ontsluiting, acquisitie als valorisatie in op deze specifieke thema’s. Door rond deze thema’s te werken versterken de verschillende functies elkaar en wordt er waarde aan de collectie toegevoegd. Het onderzoek voegt kennis toe aan de collectie. Door er mee naar buiten te treden genereren we aandacht voor deze thema’s bij ons publiek en de erfgoedgemeenschappen. Dit zorgt ervoor dat er nog meer kennis kan toegevoegd worden en dat er extra archieven en erfgoed verworven worden, wat dan weer voor meer onderzoek, valorisatie... kan zorgen. 

 

8.1. Toevoegen van waarde via onderzoek 

Onderzoek op onze collectie gebeurt zowel door externen als door de eigen medewerkers.  

CAVA verdiept de eigen kennis van de collectie door thematisch onderzoek. Dit onderzoek vormt mee de motor of het structurerend element voor de rest van de werking: vanuit een afgebakende thematische focus worden (voor zover mogelijk) andere processen in het archief gebundeld en ingepland.  

CAVA zet ook in op het verder contextualiseren van erfgoed. Door verbanden te leggen, mensen te bevragen en kleine opzoekingen te doen kan er vaak al heel wat meer betekenis aan een stuk gegeven worden. Sommige ‘onbekende’ foto’s uit de beeldbank kunnen we bijvoorbeeld contextualiseren als de foto teruggevonden wordt in een tijdschrift.   

De kennis over het immaterieel erfgoed willen we verhogen door onderzoek naar de praktijken verder te stimuleren en workshops/waarderingssessies op te zetten samen met de erfgoedgemeenschap.  

Om het onderzoek door externen verder te stimuleren willen we de collectie van CAVA bekender maken bij verschillende professoren, docenten en onderzoeksgroepen. Zowel aan de VUB als aan andere universiteiten en hogescholen kunnen we nog aan bekendheid winnen.  

De vraag naar het digitaal beschikbaar maken van collecties vanuit de onderzoekswereld is groot. Het verder inzetten op het toegankelijk maken van de gedigitaliseerde collecties en het verder inzetten op digitalisering van stukken of collecties waar veel vraag naar is zou dus ook voor meer onderzoek moeten zorgen.  

 

8.2. Toevoegen van waarde via herkennen en verzamelen  

CAVA vult zijn collectie aan door op diverse manieren organisaties en personen aan te zetten tot het overdragen of schenken van erfgoed. Dit stimuleren gebeurt zowel op een zeer geïnstitutionaliseerde formele manier door het afsluiten van bewaargevingsovereenkomsten, als op een meer losse en informele manier via het verhogen van de naamsbekendheid. Door de organisatie van activiteiten (en het publiceren van artikels) wordt de belangstelling gewekt, hetgeen nieuwe schenkingen met zich meebrengt. 
Dit geïntegreerd verwervingsbeleid, dat CAVA al sinds de start hanteert, zetten we in de komende beleidsperiode verder. Nieuw is dat we focussen op bepaalde thema’s. Een bredere bekendheid en zichtbaarheid dragen indirect bij tot een ruimere verwerving. 

We zetten ook in op het detecteren en in kaart brengen van vrijzinnig-humanistische archieven. Prioritair is dat het vrijzinnig-humanistisch erfgoed op een kwaliteitsvolle manier bewaard wordt.  
De archiefvormers die hun archief en erfgoed (nog) niet aan CAVA willen schenken of overdragen, ondersteunen we bij het bewaren van hun archief en erfgoed. Zowel qua analoog als digitaal archief kunnen de archiefvormers bij ons terecht voor advies over het ordenen, bewaren en ontsluiten... Dit zorgt ervoor dat er bij de gemeenschap aandacht is voor het onderwerp en ze reeds met ons in contact zijn. Ook als er uiteindelijk geen schenking of overdracht uit voortvloeit, voegen deze contacten waarde toe aan onze collectie. Door op de hoogte te zijn van welke archieven en erfgoed zich waar bevinden, kunnen we verbanden leggen en mensen doorverwijzen.  

Gezien de overlap met collectieprofielen van andere bewaarinstellingen wordt er ook daar vrijzinnig-humanistisch erfgoed bewaard. CAVA wil geen concurrentie zijn voor andere kwaliteitsvolle archiefinstellingen. We willen een makelaarsfunctie opnemen in verband met vrijzinnige archieven om zo een stimulerende rol te spelen naar verhoogd gebruik ervan. We willen de geschiedenis van de vrijzinnigheid en haar immaterieel erfgoed in Vlaanderen en Brussel voor het voetlicht brengen. We willen liever andere archiefinstellingen ervan overtuigen om niet alleen de politieke of thematische kant van sommige archieven in de verf te zetten, maar ook de vrijzinnige kant. We zien de instellingen die vrijzinnige archieven hebben verworven dus niet als concurrenten maar wel als medestanders.  

Een voorwaarde bij een verwerving is steeds dat de schenking of verwerving in ons collectieprofiel past. Als dit niet het geval is, wordt er doorverwezen naar een collega-instelling of naar de werkgroep Herbestemming van Archiefpunt. We willen de collectie immers niet enkel versterken op kwantitatief vlak maar vooral op kwalitatief vlak. 

 

Verschillende vormen van verwerving 

Schenkingen 

Het erfgoed wordt zowel passief als actief verzameld. Veel schenkingen worden ons spontaan aangeboden. Daarnaast worden er acties opgezet en wordt er actief op zoek gegaan naar archieven en erfgoed dat nog ontbreekt. Soms zijn er ook afspraken om voor verdere aanvullingen te zorgen. Met de uitgevers van een aantal landelijk verspreide vrijzinnige tijdschriften werd bijvoorbeeld afgesproken om bij ieder nummer ook minstens één exemplaar naar CAVA op te sturen zodat de tijdschriftencollectie permanent aangevuld wordt.  

 

Bewaargeving 

Met deMens.nu en de huizenvandeMens werden bij het begin van het millennium overeenkomsten van bewaargeving gesloten. Deze overeenkomsten bepalen dat de organisaties verdere aanvullingen van het archief zullen doen, hetgeen zorgt voor een systematische overdracht van archief dat tot onze kerncollectie behoort. 

 

Overdrachten (VUB-administratie) 

De verwerving van de archieven van de VUB-organen is geregeld via een centraal opgezet selectiebeleid. De selectielijsten geven aan hoe lang archieven bewaard moeten worden (tijdelijk + termijn, of permanent). 

 

Herkennen van en sensibiliseren rond immaterieel erfgoed 

De levende praktijken die belangrijk zijn voor onze erfgoedgemeenschappen kunnen we uiteraard niet ‘verwerven’. 
Het is voor CAVA echter wel belangrijk om, samen met de immaterieel-erfgoedgemeenschappen, in te zetten op het herkennen, waarderen, in kaart brengen en registreren van dit type erfgoed. Sensibilisering van onze erfgoedgemeenschappen rond immaterieel erfgoed neemt daarin een belangrijke plaats in. 

 

Aankopen  

Principieel kopen we geen archieven aan. Archieven ontstaan immers uit de dagdagelijkse werking van personen of instellingen en hebben daardoor geen financiële inspanning van de vormer gevergd. Er is dan ook geen reden om ervoor te betalen. We proberen archiefvormers in plaats daarvan er zoveel mogelijk van te overtuigen om het erfgoed ter beschikking te stellen van de gemeenschap. 

Voor objecten die we tot onze kerncollectie rekenen, maken we soms een uitzondering op die regel om onze collecties aan te vullen en up-to-date te houden. De productie van bv. medailles, pins, grammofoonplaten, T-shirts enz. vergt een investering van de erfgoedvormer die deze voorwerpen verkoopt om uit de kosten te komen. 

 

Aandachtspunten acquisitie 

Wat de actieve verwerving voor de komende beleidsperiode betreft, schuiven we een aantal hiaten naar voren waar we extra op willen inzetten. 

 

Thema’s uit het beleidsplan 

Door gebruik te maken van het geïntegreerd verwervingsbeleid wordt er ook ingezet op de thema’s NCZ (2024-2025), Vrijzinnigheid en zorg (2026-2027)... 

 

Archieven van de ongeorganiseerde vrijzinnigheid 

De ongeorganiseerde vrijzinnigheid is moeilijk te definiëren en dus is het nog moeilijker om er archieven van te traceren. Het gaat vooral om persoonsarchieven van mensen die zich vrijzinnig of humanistisch voelen, maar zich niet aansloten of aansluiten bij de bestaande vrijzinnig-humanistische verenigingen. Het inzetten op deze archieven zal ervoor zorgen dat onze collectie meer en meer diverse stemmen aan het woord laat. 

 

Digital born archieven 

Digital born archieven dreigen verloren te gaan als er niet meer sensibilisering rond gebeurt. Veel mensen zien geen noodzaak om digitale bestanden te ordenen, ze over te dragen aan een archiefinstelling, extra maatregelen te nemen i.v.m. bewaring... 
CAVA gaat uit van het records continuum-model. Door reeds in een vroeg stadium in te zetten op digital born-archieven wordt de kans ook groter dat we die in een geordende toestand kunnen opnemen in onze collectie. We geven advies inzake ordenen van digitale bestanden, manier van digitaal werken, benoemen van bestanden en mappen... De komende beleidsperiode zetten we daar verder op in met een piloottraject bij de huizenvandeMens. 

We besteden ook aandacht aan het capteren van websites en social media. We namen deel aan het piloottraject i.s.m. andere bewaarinstellingen. In de volgende beleidsperiode willen we een beleid hierrond ontwikkelen.  

We bouwen ook expertise op ivm dataverwerving. We onderschrijven het belang van open en uitwisselbare data. Momenteel werkt CAVA samen met de VUB-dienst Research & Development in het kader van het universitaire beleid rond datamanagement en Open Science. 

 

Het sensibiliseren en in kaart brengen van immaterieel erfgoed 

CAVA onderneemt komende beleidsperiode verder actie om mensen rond immaterieel erfgoed te sensibiliseren en samen met hen de levende praktijken in kaart te brengen, te waarderen en te registreren. CAVA wil duurzame contacten opbouwen met die immaterieel-erfgoedgemeenschappen. We bouwen daarvoor onder andere verder op het recent ontwikkelde vriendenboekje en het ICE-luik van ons ICHICH-project.  

 

Wetenschappelijk erfgoed 

Wetenschappelijk erfgoed dreigt vaak verloren te gaan wanneer professoren met emeritaat gaan, omdat er geen plaats meer is, omdat men niet meer weet wat het is... Omtrent het wetenschappelijk erfgoed dat vaak nog in situ bewaard wordt is er nood aan sensibilisering. We brengen het bestaande erfgoed verder in kaart. 

 

8.3. Ontzamelen  

We proberen zoveel mogelijk te voorkomen dat er ontzameld moet worden. Door te waarderen vóór verwerving kunnen schenkers al in een vroeg stadium doorverwezen worden naar andere bewaarplaatsen. Als het niet voldoende duidelijk is waar iets een plaats zou kunnen vinden, dan verwijzen we door naar de werkgroep Herbestemming van Archiefpunt. Daar wordt het aangeboden erfgoed gewaardeerd (met de hulp van experten), waarna er naar een passende bewaarinstelling gezocht wordt. Zo zouden waardevolle stukken niet meer vernietigd mogen worden. CAVA zetelt mee in de werkgroep. 

We worden geconfronteerd met ‘overtolligheid’: administraties hebben nogal eens de neiging om van notulen, formulieren, brochures, enz. tientallen exemplaren te bewaren. Daarom selecteren we tijdens de verwerking van archieven. Selectielijsten zorgen ervoor dat documenten die niet permanent bewaard moeten worden, makkelijk kunnen worden geïdentificeerd. Deze documenten worden dan, na verloop van hun bewaartermijn, vernietigd. Facturen moeten bijvoorbeeld niet langer dan de wettelijke termijn bijgehouden worden als ook de financiële overzichtsdocumenten bewaard bleven.  
Zo proberen we in de eerste plaats een kwalitatief sterke collectie uit te bouwen en niet zozeer een kwantitatief sterke. 

 

8.4. Restauratie 

Onze collectie bevat hoofdzakelijk recent archief en daardoor hebben we weinig te restaureren stukken.  
Uitzondering daarop is het topstuk uit onze collectie: het eerste Guldenboek ([1886]-1956) van het Brussels StudentenGenootschap geen taal geen vrijheid. Vanwege de huidige slechte materiële conditie en om een duurzame bewaring van dit stuk te garanderen, is een conservatiebehandeling vereist. Met oog op de valorisatie van dit boek zouden we het vervolgens graag laten digitaliseren. Alvorens beide handelingen kunnen starten, wordt er een “Aanvraag van toestemming om een fysische ingreep aan een beschermd voorwerp of een beschermde verzameling uit te voeren” ingediend bij de Vlaamse Overheid. Afhankelijk van de resultaten van deze aanvraag zal het boek dus al dan niet in 2023 een conservatiebehandeling ondergaan. 
Het tweede Guldenboek (1938-1967) dat niet erkend is als Topstuk, zouden we in 2023 ook een conservatiebehandeling willen laten ondergaan.  

 

9. Toegankelijk maken van de collectie 

9.1. Registratie 

In de tabel ‘Bijkomende gegevens over de collectie’ in hoofdstuk 4 geven we voor de deelcollecties de beschrijvingsgraad per beschrijvingsniveau aan.  Die graad wordt aangeduid met ‘niet’, ‘gedeeltelijk’ of ‘volledig’. 

De registratie van onze collectie gebeurt in verschillende systemen. We geven hier per systeem een woordje uitleg.  

 

uDesk 

uDesk is onze online catalogus, te bevragen via onze website.  De catalogus is ingedeeld in drie modules: archieven, beelden en bibliografisch materiaal. De drie modules zijn gebaseerd op de internationale descriptieve normen van elk type document (ISAD(G), Sepiades en UNIMARC). Binnen de modules kunnen we per beschrijvingstype aparte sjablonen aanmaken.  

 

WAVA 

WAVA (Waardering, Acquisitie & Vernietiging van Archieven) is een eigen ontwikkeld datamodel ter ondersteuning van een geïntegreerd archiefbeheer binnen de VUB. WAVA registreert overdrachten (importeren van overdrachtslijsten), genereert selectielijsten, beheert plaatsingslijsten en exporteert vernietigingslijsten. Hiervoor werd een koppeling gemaakt tussen de drie voornaamste internationale beschrijvingsstandaarden: ISAD(G), ISAAR(CPF) en ISDF. Het WAVA-model werd verder aangevuld met andere standaarden en best practices uit (wetenschappelijke) literatuur. 
Er werd een eenvoudige tool ontwikkeld om via xml een basisset van data te kunnen importeren vanuit WAVA in uDesk.  

  

Nadere toegangen 

Om beheersmatige redenen wordt bij de inventarisatie soms ook gewerkt met afzonderlijke nadere toegangen. Het gaat dan bijvoorbeeld om een diepere ontsluiting van deelcollecties die op serieniveau wel al in uDesk werden opgenomen of om ontsluiting in het kader van collectiebeheer in plaats van in het kader van valorisatie. Zo bestaat er voor de collectie objecten een nadere toegang die enerzijds de beschrijving en de exacte plaatsbepaling van een object geeft, maar anderzijds ook toelaat om per doos te kijken welke objecten er in zitten. En dat laatste is in uDesk, dat geen depotbeheermodule bevat, niet mogelijk.  
Bij inventarisaties van grote gehelen die door vrijwilligers of jobstudenten uitgevoerd worden, maken we soms ook gebruik van een spreadsheet of databank om de gegevens te noteren. Na afwerking van de inventarisatie en controle door een archivaris kan het geheel van informatie dan geüpload worden naar uDesk. 
Gezien de systematische registratie van immaterieel-erfgoedpraktijken nog in zijn kinderschoenen staat, zet CAVA, met het rapport ‘Immaterieel erfgoed transformeren in data’ en de gebeurtenismodule in ODIS in het achterhoofd, de eerste stappen m.b.t. het registreren van dit type erfgoed voorlopig in een spreadsheet. We volgen de ontwikkelingen op dit vlak verder op. 

 

Depotbeheerssysteem/bestandenoverzicht 

uDesk bevat geen module voor depotbeheer; een afzonderlijk depotbeheerssysteem is dus noodzakelijk. CAVA beheert haar depots via een op WAVA gebaseerde Access-databank die tegelijk als bestandenoverzicht kan fungeren. De databank bevat naast de plaatsbepaling en de minimum ISAD(G)-velden (referentie, titel, archiefvormer, datering, omvang en beschrijvingsniveau) ook een aantal velden in verband met materiële bewaring. 

  

Registratiedatabank 

In een excelbestand registreren we de verwervingen, de herbestemmingen, maar ook wat er opgevraagd of uitgeleend wordt uit onze collectie. Bij opvragingen en uitleningen wordt aangeven wanneer het stuk weer teruggebracht is naar het depot. 

 

ODIS en Archiefpunt 

Onze archiefbestanden worden op bestandsniveau gepresenteerd in ODIS en de databank van Archiefpunt.  Dit is een bewust beleid om de bestanden bekend te maken bij een breder publiek. Een van de doelstellingen voor de volgende beleidsperiode is om het aantal beschrijvingen in ODIS stevig op te drijven. 

 

Collectie wetenschappelijk erfgoed 

Voor de beschrijving van het wetenschappelijk erfgoed werden in het project ‘Balans en perspectief. Academisch Erfgoed in Vlaanderen’ (2014) standaardfiches ontwikkeld, die enerzijds teruggaan op ISAD(G) en anderzijds op Cometa. Op deze standaardfiches komen een vijftigtal metadata voor, waarvan er in de praktijk, afhankelijk van de collectie en de noden, een veertigtal kunnen worden ingevuld. Omdat het hier om collectiegegevens gaat, vergelijkbaar met het niveau van de archiefvormer bij archiefbeschrijvingen, zijn we hier relatief gedetailleerd te werk gegaan. De fiches zelf zijn raadpleegbaar via academischerfgoed.be/publicaties. In 2020 werden de standaardfiches aan een update onderworpen. Deze update is gebundeld in de publicatie ‘Over kristalmodellen, kraakeenheden en kwikdampgelijkrichters. Academisch erfgoed in Vlaanderen’. De publicatie is te lezen via https://www.cavavub.be/nl/wetenschappelijk-erfgoed 

 

9.2. Toegankelijkheid 

Toegankelijkheid via de leeszaal 

Gebruikers die de collectie willen raadplegen kunnen daarvoor terecht in onze leeszaal. Bij het eerste bezoek van het kalenderjaar laten we hen de ‘Fiche leeszaalbezoeker’ in te vullen zodat we over de nodige contactgegevens beschikken. Bij elk bezoek aan de leeszaal vragen we om het leeszaalregister te ondertekenen. Het inkijken van de stukken is gratis.   
De archiefstukken kunnen telefonisch, per mail, via (een formulier op) de website of ter plekke bij de leeszaalverantwoordelijke opgevraagd worden. 

Onze leeszaal is toegankelijk voor personen met een motorische beperking. Hulphonden zijn uiteraard welkom. Als mensen met een visuele beperking iemand willen meebrengen die de stukken voorleest, voorzien we een rustige werkplek voor hen zodat andere leeszaalbezoekers geen hinder ondervinden van het luidop voorlezen. Als er andere drempels zijn kan de gebruiker steeds contact met ons opnemen. We proberen dan samen een oplossing te zoeken. 

Niet alle delen van onze collectie zijn zomaar toegankelijk. Soms zijn er restricties in het kader van de bescherming van persoonsgegevens en van de persoonlijke levenssfeer. In een aantal gevallen is het de schenker die voorwaarden gesteld heeft aan het inzagerecht. Dat kan gaan om ontoegankelijkheid gedurende een bepaalde periode, maar bijvoorbeeld ook om de afspraak dat het archief maar inkijkbaar is na toestemming van de schenker.  

Bij de start van een onderzoek vragen we naar de motivatie (doel en methode) van het onderzoek. Daardoor kunnen we de onderzoeker soms extra bronnen aanreiken waar men zelf niet meteen aan gedacht had.    

 

Toegankelijkheid door externe activiteiten 

Via de leeszaal bereiken we enkel mensen die aan onderzoek doen of die een eenmalige zoekvraag hebben. Het brede publiek komt echter niet zelf naar de bronnen toe, dus brengt CAVA de bronnen naar hen! Dat gebeurt via een ‘vertaling’ van de bronnen naar lezingen, naar tentoonstellingen, naar posts op sociale media, naar informatie op onze website of in brochures enz.   

Omdat afstand ook een drempel vormt, zorgen we dat onze valorisatie-acties in heel Vlaanderen plaatsvinden. Activiteiten zijn zo goed als altijd gratis en qua publicaties voeren we een democratisch prijzenbeleid.  

We proberen onze tentoonstellingen zoveel mogelijk op te stellen waar een breed publiek passeert. Door samen te werken met partners die promotie voeren naar hun eigen publiek (vb. bibliotheek of Vrijzinnig Centrum) of door onze activiteiten te kaderen in een groter evenement (vb. Erfgoeddag) trachten we een ander publiek te bereiken. 

Ons depot is toegankelijk bij georganiseerde rondleidingen. Deze worden zowel door ons georganiseerd als op aanvraag van verenigingen. 

 

Digitale toegankelijkheid 

Op onze website kan de online catalogus bekeken worden. Daarin vind je beschrijvingen van de stukken die zich in onze collectie bevinden.  

Bepaalde collecties kunnen er al deels digitaal bekeken of beluisterd worden doordat er een beeld of audiobestand aan de beschrijving werd gekoppeld. Er werden al een heel aantal foto’s gedigitaliseerd; deze werden – tezamen met een aanzienlijke hoeveelheid digitale foto’s – toegevoegd aan de catalogus. De objecten werden gefotografeerd en al deels in de catalogus gekoppeld. Een deel van de interviews en verhalenavonden die opgenomen werden kunnen online beluisterd worden. 

In ODIS en in de databank van Archiefpunt vind je beschrijvingen van onze archiefvormers en archieven (op bestandsniveau) terug. Dit willen we nog verder aanvullen met publicaties en ICE (gebeurtenissen)... 

Ook verschillende publicaties en een aantal online tentoonstellingen kunnen geraadpleegd worden via onze website. 

De voorbije jaren werd er ingezet op het digitaliseren van enkele collecties. De volgende beleidsperiode willen we een speerpunt maken van het beschikbaar stellen van de resultaten daarvan. Het gaat onder andere om de tijdschriftencollectie, de tekeningen van GAL, de affichecollectie, audiovisueel materiaal en negatieven. Met het oog op behoud en beheer gaat het hier niet toevallig over de collecties die het drukst bevraagd worden door onze gebruikers. 

Als een gebruiker slechts enkele stukken nodig heeft, bestaat de mogelijkheid om stukken aan te vragen via scanning on demand. 

 

10. Prioriteiten van het collectiebeleid 

10.1. Collectiebeleid beleidsperiode 2024-2028 

Het collectiebeleid en het beleidsplan zijn geen op zichzelf staande documenten. De inzichten die voortkwamen uit de herwerking van het collectieplan zijn verwerkt in de doelstellingen voor de nieuwe beleidsperiode. We geven hier kort een overzicht van de doelstellingen die betrekking hebben op het collectiebeleid.  

In de beleidsperiode 2024-2028 werken we rond een aantal thema’s. Dit zorgt voor prioriteiten doorheen de hele werking. Zo zal er ingezet worden op het vak niet-confessionele zedenleer, het Guldenboek, vrijzinnige zorg en een archievengids. Deze thema’s structureren de werking doorheen onze functies (herkennen en verzamelen, behouden en borgen, onderzoeken, presenteren en toeleiden, participeren).  

Om het analoge vrijzinnig-humanistisch erfgoed te bewaren voor de toekomst blijven we inzetten op zo optimaal mogelijke bewaaromstandigheden in onze depots. Het inventariserings-, ontsluitings- en herverpakkingswerk blijft een belangrijke opdracht. Ook het verder invoeren van data in ODIS en de databank van Archiefpunt is iets waar we blijven in investeren. Op de planning voor de volgende beleidsperiode staat ook de restauratie van het topstuk ‘Het Guldenboek’. 

Komende beleidsperiode zetten we in op de digitale collecties en de digitale infrastructuur. Om onze gedigitaliseerde en digitale collecties duurzaam te bewaren is een degelijke digitale infrastructuur onontbeerlijk. Daarbij is er niet alleen nood aan meer capaciteit, meer snelheid, meer veiligheid, meer duurzaamheid, maar ook aan meer competenties. 

Niet al het vrijzinnig-humanistisch erfgoed bevindt zich in de depots van CAVA. Daarom willen we goed op de hoogte zijn van wat er zich waar bevindt. Zowel met andere archiefbewaarinstellingen als met de archiefvormers die zelf hun erfgoed bewaren willen we contact leggen en goede relaties onderhouden. Daarnaast voorzien we ook ondersteuning voor archiefvormers bij het bewaren van hun erfgoed. Hier wordt ingezet op het digitale documentbeheer met het pilootproject rond de huizenvandeMens. 

Verder breiden we onze collectie uit door middel van verwerving. Daarbij willen we inzetten op het meest kwetsbare erfgoed. Door te focussen op archieven uit de niet-georganiseerde vrijzinnigheid verhogen we de meerstemmigheid van onze collectie. De reeds gestarte acties i.v.m. immaterieel cultureel erfgoed en wetenschappelijk erfgoed zetten we verder en breiden we uit. Het digital born archief willen we ook extra onder de aandacht brengen. Een aspect daarvan is dat we ook een beleid ontwikkelen i.v.m. de bewaring van social media en websites. 

We gebruiken al verschillende waarderingsmethodieken voor onze collectie en de komende beleidsperiode willen we experimenteren met participatieve waardering. We willen uitzoeken op welke manier we mensen kunnen betrekken en bij welke collecties. 

De vorige beleidsperiode werden er verschillende collecties gedigitaliseerd. De komende beleidsperiode willen we werk maken van het tonen van de resultaten aan een groter publiek. Daarvoor moet onze digitale infrastructuur verbeteren en uitgebreid. Dit zorgt voor verschillende mogelijkheden op het vlak van valorisatie en onderzoek. 

 

10.2. Evaluatie van de voortgang van het collectiebeleidsplan 

Het team wordt nauw betrokken bij de uitvoering van het collectieplan. Maandelijks wordt de voortgang besproken tijdens de teamvergadering. Dit zorgt ervoor dat een nauwe opvolging mogelijk is.