Het Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven (CAVA) hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens, d.w.z. elke vorm van informatie die toelaat om een persoon direct of indirect te identificeren. In deze privacyverklaring kan je lezen hoe wij met dergelijke persoonlijke gegevens omgaan, wat je van ons kan vragen op dit vlak en waar je terecht kan voor verdere informatie over privacy en databescherming bij CAVA.
Wij respecteren ten volle de persoonlijke levenssfeer en behandelen en beschermen persoonsgegevens op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze. Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Europese verordening 2016/69 van 27/04/2016 betreffende de gegevensbescherming, beter gekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of de General Data Protection Regulation (GDPR).
De meest recente versie van de privacyverklaring kan je steeds raadplegen op onze website.
Wie is verwerkingsverantwoordelijke?
CAVA is een samenwerkingsverband tussen het Universiteitsarchief van de Vrije Universiteit Brussel (KBO 0449.012.406) en het Centrum voor Vrijzinnig Humanistisch Erfgoed vzw (KBO 0432.297.821) en beschikt als dusdanig niet over een eigen functionaris voor gegevensbescherming of Data Protection Officer (DPO).
Voor de archiefwerking van het Universiteitsarchief doen wij beroep op de functionaris voor gegevensbescherming die door de Vrije Universiteit Brussel werd aangesteld en die is aangemeld bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Deze DPO is per e-mail bereikbaar via dpo@vub.be. Voor de vrijzinnige archiefwerking doen wij beroep op de functionaris die door de Unie Vrijzinnige Verenigingen (UVV | deMens.nu) werd aangesteld en die eveneens is aangemeld bij de GBA. Deze DPO is per e-mail bereikbaar via privacy@deMens.nu.
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Als archiefinstelling verwerkt CAVA een grote hoeveelheid persoonsgegevens. De AVG voorziet een uitzonderingsregime voor “verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden”, dat van toepassing is op de persoonsgegevens die deel uitmaken van de verschillende deelcollecties van CAVA. Voorliggende privacyverklaring heeft dan ook betrekking op de persoonsgegevens die CAVA verwerkt in het kader van haar dagelijkse werking (leeszaalbeheer, schenkingen, website, e.d.m.). Volgende categorieën van persoonsgegevens komen in aanmerking voor verwerking: naam, geslacht, contactgegevens (adres, telefoonnummer, e-mailadres), geboorteplaats en -datum, interactiegegevens (IP-adres, informatie afkomstig uit contactformulieren, etc.), beelden (foto’s en video’s), e.d.m.
CAVA beschikt over een verwerkingsregister, dat regelmatig geüpdatet wordt. Hierin worden de gegevens die verwerkt worden en de verschillende redenen waarom ze verwerkt worden, opgelijst.
Personeelszaken en vrijwilligerswerking
CAVA verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar vrijwilligerswerking en bij het selecteren en aanwerven van nieuwe medewerkers: deze gegevens zijn noodzakelijk voor o.a. het sluiten van arbeidscontracten, het registreren van verlof en ziekte van personeelsleden en het afsluiten van verzekeringen, zoals de vrijwilligersverzekering.
Bedrijfsvoering, beleid, administratie en financiën
CAVA verwerkt persoonsgegevens bij het voeren van zijn financiële administratie, het beheren van contacten en contracten met dienstverleners, schenkers, leeszaalbezoekers (al dan niet op afstand), zakelijke partners, relaties, het verzekeren van het welzijn van personeel en bezoekers, e.d.m.
Statistische doeleinden
CAVA verwerkt persoonsgegevens voor statistische doeleinden, enerzijds via zijn website, anderzijds ook bij bezoek aan de leeszaal, deelname aan activiteiten, e.d.m. Deze gegevens worden gebruikt om rapportering aan subsidiërende overheden en het opstellen van de jaarverslagen mogelijk te maken. Zowel op de website als in het leeszaalregister wordt dit duidelijk aangegeven.
Direct marketing
In het kader van zijn publiekswerking (versturen uitnodigingen, nieuwsbrief, etc.), verwerkt CAVA persoonsgegevens van leeszaalbezoekers en deelnemers aan activiteiten. CAVA doet dit op basis van een opt-in en vraagt dus expliciet toestemming om deze gegevens te bewaren. Om netwerking mogelijk te maken, verwerkt CAVA contactinformatie en beroepsgerelateerde informatie zoals organisatienaam, functietitel en -niveau en specialisme van collega’s binnen de bredere erfgoedsector.
Verstrekking van gegevens aan derden
CAVA verstrekt persoonsgegevens aan derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden en voor zover dit wettelijk verplicht of toegestaan is, zoals o.a. bij het afsluiten van vrijwilligersverzekeringen, het onderhoud van de website en het verspreiden van onze nieuwsbrief.
Bij wie kan je terecht met eventuele vragen of opmerkingen?
CAVA wijst je graag op je verschillende rechten: het recht op inzage, het recht op rectificatie en aanvulling, het recht op vergetelheid, het recht op dataportabiliteit, het recht op beperking van de verwerking en het recht om bezwaar te maken. Hou er rekening mee dat de verwerking van persoonsgegevens niet enkel afhangt van jouw toestemming, maar ook het gevolg kan zijn van een wettelijke verplichting, het algemeen belang, een gerechtvaardigd belang, e.d.m.
Bewaartermijnen
Administratieve dossiers en documenten die persoonsgegevens bevatten, worden bijgehouden conform de vigerende bewaartermijnen en daarna vernietigd.
Contact
Als je vragen hebt over het gebruik van je persoonsgegevens zoals omschreven in deze privacyverklaring, kan je ons steeds contacteren via e-mail (info@cavavub.be) of per gewone post (CAVA-Universiteitsarchief VUB, Pleinlaan 2 lokaal 0.B.033, 1050 Elsene).
Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen, of met de DPO van de VUB of UVV. Je hebt uiteraard het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.