Leeszaalreglement

Dit reglement treedt in werking op 01/01/2017. Door gebruik te maken van de leeszaal verbindt de bezoeker zich ertoe het leeszaalreglement na te leven.

Bezoek aan de leeszaal

Art. 1. De leeszaal bevindt zich in lokaal 0B036 en is geopend op werkdagen van 8u30 tot 11u45 en van 13u tot 17u. Op afspraak blijven we ook open tot 22u. Indien u ons op voorhand contacteert kunnen we u vlotter verder helpen. Dit kan telefonisch (02/629.24.34) of via mail (info@cavavub.be).

Art. 2. De inschrijving en het bezoek aan de leeszaal zijn kosteloos.

Art. 3. Na een gesprek met een archivaris van CAVA wordt er een inschrijvingsfiche ingevuld. Deze gegevens worden bijgehouden voor statistische en wetenschappelijke doeleinden en volgens de privacywetgeving behandeld. De bezoeker heeft het recht om zijn gegevens in te zien, te verbeteren, enz. CAVA verbindt zich ertoe de gegevens slechts te gebruiken voor de werking van het archief.

Art. 4. Het leeszaalregister wordt bij elk bezoek ingevuld en ondertekend door de leeszaalbezoeker. De leeszaalbezoeker kan het leeszaalreglement en het kwaliteitshandvest raadplegen in de gang op het mededelingenbord, in de leeszaal en op de website.

Art. 5. De leeszaalverantwoordelijke ontvangt u en geeft informatie over de werking van de leeszaal. De leeszaalverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de goede orde.

Art. 6. De onderzoeker voert zelf zijn onderzoek uit. De leeszaalverantwoordelijke staat steeds klaar om u te adviseren en op weg te helpen.

Art. 7. Jassen en tassen worden opgeborgen in de vestiaire van de leeszaal. CAVA is niet aansprakelijk voor diefstal of verlies. In de leeszaal mag er niet gerookt, gegeten of gedronken worden. Om nota te nemen mag u enkel gebruik maken van een potlood of een laptop, teneinde beschadiging aan de archiefstukken te voorkomen. Potloden worden indien nodig ter beschikking gesteld door de leeszaalverantwoordelijke.

Art. 8. Archiefstukken moeten met zorg behandeld worden. De leeszaalverantwoordelijke kan steeds aanwijzingen geven in verband met het hanteren van archiefstukken. Archiefstukken kunnen enkel in de leeszaal geraadpleegd worden. Na iedere consultatie worden de stukken terug overhandigd aan de leeszaalverantwoordelijke, die ze nakijkt. De leeszaalverantwoordelijke wordt op de hoogte gebracht of de stukken in lezing blijven of terug in het depot geplaatst mogen worden.

Art. 9. De leeszaal is enkel bestemd voor het raadplegen en verwerken van bronnen en aanwezige literatuur. Het is geen blokruimte.

Toegang tot archiefstukken

Art. 10. Bij de aanvraag tot toegang tot archiefstukken maakt de aanvrager zijn/haar identiteit bekend en laat hij/zij weten wat de motivatie is voor het onderzoek (doel en methode). De toegang wordt toegestaan of geweigerd op basis van het wetenschappelijk karakter van de methode, de wetenschappelijke meerwaarde van het onderzoek, de mogelijkheid van de archivaris tot het inkijken van de ongepubliceerde resultaten, de verspreiding van de resultaten, de manier van verwerking van gevoelige informatie, de manier van anonimisering van persoonsgegevens en de mate waarin de openbaarheid van bestuur en de geheimhoudingsvereisten gerespecteerd worden. Enkele voorbeelden waarom de toegang kan worden geweigerd:

• er zijn bepaalde geheimhoudingsbepalingen van kracht;
• het archief is vrijwillig geschonken en uitdrukkelijk als vertrouwelijk bestempeld;
• er is contractueel een tijdelijke geheimhouding;
• het bedrijfsbelang van de archiefvormer loopt gevaar;
• de delicate materiële staat van de stukken.

Art. 11. Archiefstukken kunnen telefonisch, per e-mail of bij de leeszaalverantwoordelijke aangevraagd worden. Wanneer de hoeveelheid aangevraagde stukken de werking van de dienst in het gedrang zou brengen, kan dit aantal worden beperkt.

Art. 12. De leeszaalbezoeker heeft geen toegang tot de depots.

Bruikleen

Art. 13.1. De handbibliotheek en de archiefstukken kunnen enkel in de leeszaal geconsulteerd worden.

Art. 13.2. Aan particulieren wordt in principe geen enkel archiefstuk in bruikleen gegeven. Voor tentoonstellingen, digitalisering en restauratie kunnen stukken uitgeleend worden. Iedere aanvraag wordt afzonderlijk behandeld. De uitgeleende stukken worden verzekerd en worden tentoongesteld in goede materiële omstandigheden zoals beschreven in de voorwaarden tot bruikleen.

Auteursrecht en reproductie

Art. 14. De leeszaalbezoeker verbindt zich ertoe de auteursrechten en naburige rechten, alsook de portretrechten en intellectuele eigendomsrechten van anderen te eerbiedigen.

Art. 15. De leeszaalbezoeker verbindt zich ertoe bij het gebruik van informatie of afbeeldingen uit de collecties beheerd door CAVA in een publicatie of tentoonstelling:

• CAVA als archiefbewaarplaats van de bronnen te vermelden;
• de bestandsnamen van de geraadpleegde archieven te vermelden;
• wetenschappelijk te verwijzen naar de bronnen (dit geldt ook voor de namen van auteurs, fotografen, enz.);
• een (digitaal) exemplaar van de publicatie (ook in de vorm van een verhandeling of scriptie) te schenken aan CAVA;
• in geval van een commerciële publicatie: wanneer u gebruik maakt van auteursrechtelijk beschermde werken of afbeeldingen uit de collecties van CAVA, kan het zijn dat u meerdere exemplaren van uw werk dient te schenken. CAVA zal u hierop attenderen.

Art. 16. Het reproductiereglement maakt onlosmakelijk en integraal deel uit van het leeszaalreglement.

Privacy

Art. 17. De leeszaalbezoeker verbindt zich ertoe de privacywetgeving te respecteren en niets openbaar te maken dat het privé- en gezinsleven van derden kan schaden.

Politionele regels

Art. 18. Wie dit reglement overtreedt of de rust en orde verstoort, kan de toegang tot de leeszaal ontzegd worden.

Art. 19. Bij diefstal, poging tot diefstal of het opzettelijk toebrengen van schade wordt onmiddellijk de bewaking verwittigd.

Klachten

Art. 20. Klachten of suggesties over de dienstverlening kunt u per e-mail of per brief bezorgen. Een antwoord wordt binnen de 5 werkdagen verstuurd. Dat kan door een mail te verzenden naar info@cavavub.be of door een brief te sturen naar: CAVA – Universiteitsarchief VUB, Pleinlaan 2 lokaal 0.B.033, 1050 Brussel.