We actualiseerden in 2022 de procedure voor het verwerken van digitaal archief. Digitaal archief vergt een specifieke aanpak en door de snelle technologische veranderingen is het nodig om deze procedure regelmatig te herbekijken.
Maar wat doen we nu concreet met geschonken digitaal archief? Het digitaal archief zal eerst een aantal stappen doorlopen voordat het opgevraagd kan worden.
- Het archief wordt bij binnenkomst geregistreerd, eventuele digitale dragers worden uitgelezen en het archief wordt gecontroleerd op virussen.
- In een volgende fase gaat de digital curator aan de slag. Die maakt een tijdelijke back-up van het materiaal en genereert checksums. Er wordt eigenlijk gecontroleerd of er tijdens de overdracht of opslag van gegevens geen fouten zijn opgetreden. Daarna bewerkt de digital curator het archief. Compressie- en systeemformaten worden verwijderd, corrupte en beveiligde documenten worden opgespoord.
- Na deze bewerkingen gaat de inventarisator aan het werk. Die ordent het archief en beschrijft het in het collectieregistratiesysteem. Eventuele overbodige documenten zoals dubbels worden verwijderd.
- Wanneer het archief geordend is, is het weer de beurt aan de digital curator die het archief invoert in het digitaal depot. Na ingest maakt de digital curator een inventaris die nogmaals door de inventarisator gecontroleerd wordt.
- Het archief is nu verwerkt en kan geconsulteerd worden voor onderzoek!