Oud-Vice en BSG-prosenior Louise Nagels over de organisatie van St V

Lees hieronder de uitleg van Louise Nagels

"Ik ben Louise Nagels en vandaag sta ik hier voor u op de Zavel. Het academiejaar 2020-2021 was ik voorzitster van de overkoepelende vereniging aan de VUB, BSG gtgv. Het jaar voordien was ik ondervoorzitster van diezelfde vereniging en stond ik in het verlengde in voor de organisatie van St V. Ik ben zelf gedoopt in 2014 en dat was meteen ook de laatste editie met camions. Het volgend jaar, 2015, was de beruchte St V annulé, waarin niets georganiseerd was, maar toch honderden studenten zich verzamelden op het plein. Het jaar daarop, in 2016, vond St V voor de eerste keer plaats volgens het concept dat we nu kennen. Momenteel staat de Zavel volgeparkeerd met auto’s, maar jaarlijks op 20 november toveren we dit plein om tot een heus feestdorp, met eetstandjes, drankstandjes, een podium en duizenden studenten die zich verzamelen.

De editie van 2019 mocht ik zelf organiseren. Dit doet BSG uiteraard niet alleen. Wij doen dit samen met twee andere centrale partners, enerzijds onze zustervereniging aan de ULB, ACE, en anderzijds het evenementenbureau ESL. Daarnaast zijn er nog tal van andere betrokken partijen, waarbij de Stad Brussel een zeer belangrijke rol speelt. Meer bepaald zijn zij betrokken bij de belangrijkste vergaderingen die we moeten houden. Naar aanleiding van St V dienen wij uiteraard een aanvraag in te dienen om een evenement mogelijk te maken op haar grondgebied. Hiervoor moeten we een afgewerkt evenement afleveren, dat we vervolgens kunnen verdedigen op de vergadering. Uiteraard is de commissaris van Brussel daar zelf ook aanwezig, maar er nemen nog tal van andere diensten aan deel: denk aan weggennet en verkeer en het openbaar vervoer, aangezien voor de stoet het verkeer zal moeten worden omgeleid, maar ook water en elektriciteit, veiligheidsdiensten, hulpdiensten, en iedere andere dienst of organisatie die in aanraking komt met St V. Op deze vergadering wordt alles tot in detail besproken. Het is onze taak om dan ook alles tot in de puntjes te hebben voorbereid alvorens naar Stad Brussel te stappen. Een volledig afgewerkt evenement afleveren, alvorens daar de goedkeuring voor gekregen te hebben, brengt veel druk met zich mee. Er gaat dus veel organisatie aan te pas alvorens effectief over te gaan tot de aanvraag. Het is ongetwijfeld een full time job die veel tijd en veel energie in beslag neemt.

Andere belangrijke partners zijn uiteraard de verenigingen van zowel VUB als ULB. In de editie van 2019 waren er in totaal 31 drankstanden, wat goed was voor op zijn minst 35 verenigingen. Dit betekent dat er 35 individuen zijn waar naar moet doorgecommuniceerd worden. In groep gaan wij over de belangrijkste logistieke en operationele beslissingen en denken we samen na over alternatieven indien er zich problemen voordoen. Dit is inclusief de ULB-verenigingen die deelnemen aan de festiviteiten. Ik hoef je dus niet uit te leggen dat van de drie centrale partners, ACE degene is waarmee we het meeste mee samenwerken. Zowel ik als mijn collega aan de ULB hebben als taak om de feedback uit de verenigingen te verzamelen en bundelen en daar vervolgens mee aan de slag te gaan. Helaas komt niet altijd iedereen overeen en moet er soms een consensus worden gezocht. Daarbij spelen BSG en ACE dan de bemiddelende rol. Ten slotte is de laatste centrale partner ESL Group. Dit is het evenementenbureau waarmee we sinds 2016 nauw samenwerken om de organisatie van St V mogelijk te maken. Zij begeleiden ons en kunnen faciliteren met kennis waar wij niet altijd over beschikken. Communicatie tussen ACE, ESL en BSG gebeurt dan ook quasi dagelijks in de laatste twee maanden voor het evenement. ESL is daarnaast ook de continue factor in het volledige verhaal. Hoewel wij constant van bestuur wisselen en jaarlijks nieuwe mensen aanwerven, blijft ESL toch de statische factor.

Zeker na St V is het belangrijk om de pijnpunten van de voorgaande editie te bekijken en die mee te nemen naar de volgende. Daarvoor wordt er ieder jaar een review-vergadering met Stad Brussel en haar politiediensten georganiseerd. Op een constructieve manier proberen we zo ieder jaar verder te bouwen door middel van verbeteringen en aanpassingen. We staan al een hele stap verder dan waar we stonden in de eerste editie in 2016, maar we zijn er nog lang niet. Structurele veranderingen vragen tijd en moeite en ieder jaar opnieuw is de organisatie van St V een uitdaging. Gelukkig hebben we altijd een meer dan capabel bestuur en enkele sympathieke oude zakken die ons altijd willen bijstaan."